Handleiding Tableau voor Shophouders

Inleiding

Welkom bij de Tableau Handleiding voor Shophouders. In deze handleiding leggen we uit hoe je de vijf beschikbare dashboards kunt gebruiken om inzicht te krijgen in de prestaties van jouw shop.

De vijf dashboards zijn:

1. Performance-dashboard — je startpunt voor het grote plaatje: omzet, bestellingen en marketing
2. Producten-dashboard — zoom in op welke producten en producttypen het goed doen
3. Customer Journey-dashboard — begrijp hoe klanten zich door hun klantreis bewegen
4. Discount-dashboard — zie hoe je actiecodes presteren: gebruik, omzet en weggegeven korting
5. Oplage & orderwaarde-dashboard — begrijp hoeveel stuks klanten bestellen en wat een order opbrengt

---

1. Performance-dashboard

Wat zie je hier?

Het Performance-dashboard geeft een dagelijks overzicht van hoe jouw shop presteert. Je ziet hier omzet, bestellingen, marketingkosten en de verhouding daartussen. Dit is je startpunt voor het begrijpen van je shopresultaten.

Belangrijkste KPI’s

KPI	Wat betekent dit?	Waarom belangrijk?
Omzet (excl. BTW)	De totale omzet van je shop, exclusief BTW	Jouw belangrijkste prestatiemeter
1e Proefbestelling	Eerste proefbestelling van een nieuwe klant	Meet hoeveel nieuwe klanten een eerste proefbestelling plaatsen
Proefbestellingen	Het aantal proefdrukken dat klanten bestellen	Een overall van alle proefdrukken van alle klanten
Journeys Started	Aantal nieuwe klantreizen gestart	Indicator voor toekomstige omzet
Herhaalproef	De proefdrukken na de eerste proefdruk	1e proefbestelling + herhaalproef = proefbestellingen
Eindbestellingen	Het aantal definitieve bestellingen (klant heeft betaald)	Laat zien hoeveel klanten daadwerkelijk kopen
Kosten	Wat je uitgeeft aan advertenties en marketing	Nodig om te beoordelen of je marketing rendeert
Ad Factor (ROAS)	Omzet gedeeld door marketingkosten	Ad factor 5 = voor elke €1 marketing krijg je €5 omzet. Hoger = beter
Kosten per 1e proef / proef / nieuwe CJ / eindbestelling	Marketingkosten gedeeld door eerste proefbestellingen / proefbestellingen / nieuwe customer journeys / eindbestellingen	Wat kost het om één nieuwe proef / proef / nieuwe klant of eindbestelling aan te trekken? Lager = efficiënter
Totale omzet / eindbestelling	Omzet gedeeld door aantal eindbestellingen	Om de gemiddelde orderwaarde van een eindbestelling inzichtelijk te maken

Filters

1. Periode (start date / end date): selecteer een datumbereik om trends te bekijken.
2. Interval: bekijk je trends per dag, week, maand, kwartaal of jaar.
3. Segment: splits je weergave op Shop, Event, Sub event of Land.
4. Shop: filter de gewenste shop, indien je meerdere shops hebt.
5. Land: bekijk resultaten per land (NL, BE, DE).
6. Event: filter op moment (Geboorte, Trouwen, Gifts, etc.).
7. Sub event: meer detail, bijvoorbeeld Geboortekaartje of Trouwkaart.
8. Revenue split – gift / card / discount / shipping / other: zet op ‘true’ om een extra lijngrafiek te krijgen met de omzet van gifting producten. Met de filter eronder kies je de weergave van de lijngrafiek.
9. Revenue type select: kies de gewenste weergave van de bovenstaande filter ‘Revenue split’.

Praktische tips

1. Vergelijk altijd jaar-over-jaar (YoY): een daling in week 10-12 is normaal (seizoensdip). Vergelijk met dezelfde week vorig jaar, niet met vorige week.
2. Check je ad factor (indien je gebruik maakt van ads): zakt deze onder de 3? Dan verdient je marketing zich mogelijk niet terug.
3. Let op proef → eind: veel proefbestellingen maar weinig eindbestellingen? Dan haken klanten af na de proefdruk. Houd wel rekening met de tijd tussen het bestellen van een proefdruk naar eindbestelling.
4. Seizoenspieken: de meeste journeys starten in januari en de meeste proefdrukken worden in de eerste 3 maanden van het jaar besteld. Extra producten verkoop bij geboorte en trouwen piekt in het 2e kwartaal. Kerstkaarten vanaf week 35. Plan je marketing hierop.
5. Producten apart bekijken: Producten en gifts zijn een groeiende categorie. Bekijk hoe deze bijdraagt aan je totale omzet.

---

2. Producten-dashboard

Wat zie je hier?

Het Producten-dashboard laat je inzoomen op welke producten en producttypen het goed doen in jouw shop. Waar het Performance-dashboard het grote plaatje toont, gaat dit dashboard een niveau dieper: welke kaarten, enveloppen, gifts en andere producten verkopen er?

Je ziet hier 2 sheets die samen het totaalplaatje tonen. In de bovenste grafiek zie je een trend over tijd van de gewenste weergave die je hebt ingesteld met behulp van de filters. In de kolom eronder zie je een overzicht van die producten.

Belangrijkste KPI’s

KPI	Wat betekent dit?	Waarom belangrijk?
Omzet per producttype	Hoeveel omzet genereren kaarten vs gifts vs enveloppen?	Laat zien waar je omzet vandaan komt
Aantal orders per type	Hoeveel bestellingen per productcategorie	Volume-indicator per categorie
Gem. orderwaarde	Omzet gedeeld door aantal orders	Hogere orderwaarde = meer omzet per klant

Filters rechts

1. Shipment: filter hier tussen de verschillende verzendopties (rouwverzending, pakketverzending, proefdrukverzending of venster = directe verzending).
2. Paper type: maak hier een keuze uit de verschillende papiersoorten.
3. Foil?: kies hier voor een weergave met wel of geen folie.
4. Die cut: kies hier voor een weergave met wel of geen stans.
5. High gloss: kies hier voor een weergave met wel of geen spot uv.
6. Type envelope seal: maak hier een keuze voor een weergave van een SKU sluitzegel of van een bewerkbare sluitzegel.
7. Main category: een lijst met alle hoofdcategorieën uit het CMS.
8. Sub category: een lijst met alle subcategorieën uit het CMS.
9. Production: filter hier op productiebedrijf.
10. Fulfillment: filter hier op fulfillmentbedrijf.
11. Drilldown dimension: de drilldown dimension bepaalt de weergave van de onderste kolom. Je kan bijvoorbeeld kiezen voor een weergave op ‘design id’ om elk design apart te bekijken. Of een weergave op hoofd- of subcategorie om te zien hoe een categorie presteert.
12. Design id: dit is een vrij invulvlak waar je kan zoeken op designs door een woord in te typen. Zoals bijvoorbeeld alle zelf maken kaartjes.
13. Card format: filter hier op een specifiek kaartformaat zoals enkele of dubbele kaarten etc.
14. Payment method: benieuwd naar hoeveel er wordt betaald met bijvoorbeeld Klarna? Dan kan je hier filteren op de verschillende betaalmethodes.

Filters links

Aan de linkerkant van het dashboard staan ook nog filters. Deze hebben dezelfde werking als de filters aan de rechterkant.

1. Product type: kies het product type zoals een kaart of envelop of juist freeform.
2. Sub product type: hier staan alle producten specifiek benoemd, zoals een raambord, enveloppenkist. Dus als je benieuwd bent hoe je raamborden verkoop gaat, dan kan je dat hier filteren.
3. Event: voorheen life event genoemd.
4. Sub event: voorheen sub life event genoemd.
5. KPI Select: kies hier je KPI voor je weergave. Wil je bijvoorbeeld alle omzet tonen of het aantal orders of misschien liever de vergoeding.
6. Country: filter hier op een specifiek land.

Praktische tips

1. Welke producten groeien? Vergelijk de productmix van dit kwartaal met vorig jaar. Groeit Gifts? Dan kun je daar meer op inspelen.
2. Enveloppen als indicator: een hoog percentage envelopbestellingen bij kaarten betekent dat klanten het volledige pakket afnemen, dat is goed.
3. Seizoensgebonden producten: kerstkaarten verkopen alleen in Q4, communiekaarten in voorjaar/herfst. Beoordeel deze producten alleen in hun seizoen.

---

3. Customer Journey-dashboard

Wat zie je hier?

Het Customer Journey-dashboard toont hoe klanten zich door hun klantreis bewegen. Een klantreis begint wanneer iemand voor het eerst iets doet rondom een life event (bijv. een ontwerp opslaan voor een geboortekaartje) en eindigt wanneer ze hun definitieve bestelling plaatsen of afhaken.

Dit dashboard helpt je begrijpen: hoe lang duurt het voordat klanten kopen, hoeveel contactmomenten hebben ze nodig, en waar haken ze af?

Belangrijkste KPI’s

KPI	Wat betekent dit?	Waarom belangrijk?
Conversie %	Percentage gestarte journeys dat eindigt in een eindbestelling	Hoeveel potentiële klanten kopen daadwerkelijk?
Doorlooptijd (dagen)	Aantal dagen van eerste actie tot eindbestelling	Langer = klant heeft meer bedenktijd nodig
Touchpoints	Gemiddeld aantal contactmomenten per journey	Meer touchpoints = intensievere klantreis
Open journeys	Percentage journeys dat nog loopt	Kans (nog bezig) of probleem (afgehaakt)
Journey-omzet	Totale omzet over de hele klantreis	Sommige klanten bestellen meerdere producten

Typische klantreizen

Geboorte (mediaan 14 dagen, conversie 55,7%)

#	Stap	Typische timing	Toelichting
1	Zwangerschapsaankondiging	Dag 3 na start	Eerste touchpoint in de journey
2	Baby Gifts / Kids deco	Dag 10-19	Cadeau-artikelen rondom de geboorte
3	Geboortekaartje	Dag 32	Hoofdproduct — de bulk van de orders
4	Herinneringsproducten	Dag 54	Poster, etc. — afsluiting van de journey

Trouwen (mediaan 9 dagen, conversie 57,4%)

#	Stap	Typische timing	Toelichting
1	Save-the-Date kaart	Dag 30	Vroeg in journey, ~15% van alle journeys
2	Trouwkaart	Dag 40	Hoofdproduct
3	Extra’s (menukaart, etc.)	Dag 54	Aanvullende producten
4	Bedankkaart	Dag 75	Na de bruiloft

Praktische tips

1. Vergelijk je conversie met de benchmark: zit jouw shop bij Geboorte op 45% terwijl het gemiddelde 55,7% is? Dan verlies je potentiële klanten. Onderzoek waarom.
2. Let op de doorlooptijd: wordt de mediaan langer? Dan twijfelen klanten meer of hebben ze meer proefdrukken nodig.
3. Open journeys zijn kansen: een hoog % bij Trouwen (30,2%) is normaal, die klanten plannen nog. Bij Verjaardag (14,5%) is het eerder een signaal dat klanten afhaken.
4. Cross-sell kansen: de journey-volgorde laat zien wanneer klanten klaar zijn voor het volgende product. Bij Geboorte komen Gifts op dag 10-19 — het moment om gerelateerde producten te promoten.

---

4. Discount-dashboard

Wat zie je hier?

Het Discount-dashboard laat zien hoe je actiecodes presteren. Per code zie je hoeveel orders er met die code zijn geplaatst, hoeveel omzet dat opleverde en hoeveel korting je hebt weggegeven. Zo weet je niet alleen of een actie orders oplevert, maar ook wat die actie je kost.

Het dashboard bestaat uit drie tabbladen die je linksboven aanklikt. Je werkt van grof naar fijn: eerst het totaalbeeld per code, dan de producten waarop de code is gebruikt, en tot slot de losse orders.

De drie tabbladen

Discounts — totaalbeeld per actiecode

De hoofdtabel: één regel per actiecode met alle kerncijfers, standaard gesorteerd op aantal orders. Je grootste codes staan dus bovenaan. Beweeg met je muis over een cel: je krijgt dan een klein trendlijntje dat laat zien hoe dat cijfer zich over de tijd heeft ontwikkeld.

Discount product list — op welke producten is de code gebruikt?

Per actiecode uitgesplitst naar producttype: envelop, standard-pod, kraamcadeau, sluitzegel, tegeltjes, enzovoort. Het getal achter een producttype is het aantal unieke orders waarin dat producttype met die code voorkwam. Handig om te zien of een code vooral op kaarten of juist op gifts wordt ingezet.

Orderlist — de losse orders

De detailregels: per actiecode elke order met besteldatum, order-id, verzendoptie en de korting op die order (excl. BTW). Gebruik dit tabblad als je een cijfer uit de hoofdtabel wil terugzoeken naar concrete orders. Op het tabblad Discounts staat rechts de knop To order list waarmee je hier direct naartoe springt.

Belangrijkste KPI’s

KPI	Wat betekent dit?	Waarom belangrijk?
Aantal orders (No. of orders)	Het aantal orders waarin deze actiecode is gebruikt	Laat zien hoe vaak een code daadwerkelijk wordt ingezet
Omzet incl. / excl. BTW (Revenue in. / ex. VAT)	De omzet van al die orders bij elkaar, met en zonder BTW	Vergelijk altijd op dezelfde basis als je eigen administratie
Korting incl. / excl. BTW (Discount in. / ex. VAT)	Het totaalbedrag dat je met deze code hebt weggegeven; staat als negatief bedrag	Dit zijn de kosten van je actie
Gem. korting per order (Avg. discount)	De weggegeven korting gedeeld door het aantal orders	Wat kost één order met deze code je gemiddeld?
Gem. orderwaarde (Avg. order value)	De omzet gedeeld door het aantal orders	Levert de code grotere of juist kleinere orders op?
Gem. aantal producten (Avg. number of products)	Het gemiddelde aantal producten per order met deze code	Hoger betekent dat klanten meer bij elkaar kopen

Filters

1. Start Date / End Date: het datumbereik waarover je kijkt. Dit filtert op de datum van de order.
2. Shop: filter de gewenste shop, indien je meerdere shops hebt.
3. Discount code: zoek of selecteer één of meerdere actiecodes, bijvoorbeeld om alleen je eigen campagne te bekijken.
4. Shipment: filter op verzendoptie, zoals proefdrukverzending, pakketverzending of venster (= directe verzending).
5. Life Event / Sub Life Event: filter op moment (Geboorte, Trouwen, Gifts, etc.) en daarbinnen op detailniveau (Geboortekaartje, Trouwkaart).
6. Sub Product Type: filter op een specifiek product, bijvoorbeeld alleen enveloppen of alleen raamborden.
7. Status: de bestelstatus. Standaard staan completed en queued aan: dat zijn de orders die als omzet meetellen. Zet cancelled of notpaid erbij als je wil zien hoeveel er met een code alsnog afviel.
8. Order Date: een tweede, ruimer datumfilter dat standaard op ‘Laatste 5 jaar’ staat. Laat deze staan tenzij je bewust verder terug wil kijken.
9. Last order: dit is geen filter maar een indicator. Hier staat het tijdstip van de meest recente order in de data, zodat je ziet tot wanneer de cijfers bijgewerkt zijn.

Praktische tips

1. Kijk naar korting én omzet: een code met veel orders kan alsnog duur zijn. Zet de kolommen Omzet ex. BTW en Korting ex. BTW naast elkaar; dat is je marge-check per actie.
2. Let op hoofdletters: GRATISPROEF, Gratisproef en gratisproef zijn in dit dashboard aparte regels. Tel ze bij elkaar op voordat je een conclusie trekt over één actie.
3. Proefcodes zijn geen kortingscodes: codes als GRATISPROEF of PROBE25 horen bij proefdrukken en hebben logisch een lage orderwaarde. Vergelijk die niet met een kortingscode op eindbestellingen.
4. Gebruik het trendlijntje: beweeg over een cel om te zien of een code aan het aflopen is of juist aantrekt. Een code die in één maand piekt, hangt meestal aan een campagne.
5. Van cijfer naar order: klopt een cijfer niet met je gevoel? Ga via To order list naar het tabblad Orderlist en zoek de losse orders op.

---

5. Oplage & orderwaarde-dashboard

Wat zie je hier?

Het dashboard Oplage en orderwaarde (geen proef) laat zien hoeveel stuks klanten per bestelling afnemen en wat zo’n bestelling opbrengt. Oplage is het aantal stuks in een order: bij kaarten dus het aantal kaartjes dat iemand laat drukken.

Proefdrukken zitten niet in dit dashboard — vandaar ‘geen proef’ in de naam. Alle cijfers gaan over echte bestellingen, zodat de gemiddelde oplage en orderwaarde niet worden vertekend door proeven van één stuk.

Het dashboard bestaat uit twee delen. Bovenaan staat een trendlijn van de KPI die je gekozen hebt. Daaronder staat de tabel Cohorten, die alle orders indeelt in groepen op basis van hun oplage: orders van 1 stuk, van 2 stuks, tot en met 3, tot en met 5, en zo verder tot 500+.

Belangrijkste KPI’s

Met het filter KPI selecteren bepaal je welke KPI je in de trendlijn bovenaan ziet. Alle KPI’s zijn gemiddelden per order, behalve Aantal orders.

KPI	Wat betekent dit?	Waarom belangrijk?
Oplage	Het gemiddelde aantal stuks per order	Bestellen klanten grotere of kleinere oplages?
Orderwaarde	De gemiddelde omzet per order	Je gemiddelde orderwaarde, gevolgd over tijd
Orderwaarde kaart-orders	De gemiddelde omzet van orders waarin minstens één kaart zit	Filtert losse gift- of envelop-orders eruit, zodat je je kernproduct zuiver ziet
Aantal orderregels per order	Het gemiddelde aantal orderregels per bestelling	Meer regels betekent dat klanten meer producten in één order combineren
Aantal orders	Het totale aantal bestellingen in de periode	Volume-indicator: hoeveel orders zijn er echt geplaatst

De tabel Cohorten

Elke regel in de tabel is een oplagegroep. Zo lees je de kolommen:

Kolom	Wat betekent dit?	Waarom belangrijk?
Oplage cohorten	De oplagegroep: 1, 2, t/m 3, t/m 5, t/m 20 … tot en met 500+	Bepaalt de indeling van de tabel
Aantal orders	Het aantal orders in deze groep	Hoe groot is deze groep bestellingen?
Tellen	Het totale aantal stuks in deze groep (aantal orders × oplage)	Laat zien hoeveel volume er echt uit een groep komt
% van totale aantal orders	Het aandeel van deze groep in alle orders	Zo zie je meteen waar de massa zit
Gem. oplage	De gemiddelde oplage binnen de groep	Preciezer dan de groepsgrens zelf
Gem. aantal orderregels	Het gemiddelde aantal orderregels per order in deze groep	Combineren grote bestellers meer producten?
Gem. orderwaarde	De gemiddelde omzet per order in deze groep	Wat is een order uit deze groep waard?
revenue_ex_vat	De totale omzet van de groep, exclusief BTW	Laat zien welke oplagegroepen je omzet dragen

Filters

1. KPI selecteren: kies welke KPI in de trendlijn bovenaan staat (zie de tabel hierboven).
2. Product type: kaart, envelop, freeform, gift, enzovoort. Zet dit filter altijd eerst.
3. Start datum / Eind datum: het datumbereik waarover je kijkt.
4. Interval: bekijk de trendlijn per dag, week, maand, kwartaal of jaar.
5. Shop: filter de gewenste shop, indien je meerdere shops hebt.
6. Life event / Sub Life Event: filter op moment (Geboorte, Trouwen, etc.) en daarbinnen op detailniveau.
7. Sub product type: filter op een specifiek product, bijvoorbeeld raamborden of sluitzegels.
8. Oplage cohorten: beperk de tabel tot bepaalde oplagegroepen.
9. Segment: splits je weergave op Shop, Life event, Country of Sub life event. Op All zie je het totaal.
10. BTW?: kies inclusief of exclusief BTW. Standaard staat Exclusief BTW aan.
11. Shipment type: filter op verzendoptie.
12. Card Format: filter op kaartformaat, bijvoorbeeld enkele of dubbele kaarten.

Praktische tips

1. Kies eerst een producttype: het gemiddelde over alle producttypen door elkaar zegt weinig. Kaarten hebben een oplage van tientallen, een gift bijna altijd 1.
2. Kijk naar de bovenkant van de tabel: de cohorten 1 en 2 zijn vaak losse gifts of enkele kaarten. Bekijk hoeveel procent van je orders daarin zit en hoe weinig omzet daar tegenover staat.
3. Oplage en orderwaarde samen: daalt de oplage maar blijft de orderwaarde gelijk? Dan bestellen klanten minder stuks tegen een hogere prijs, of kopen ze er meer producten bij. Zet KPI selecteren op Aantal orderregels per order om dat te checken.
4. Vergelijk hetzelfde seizoen: oplage is sterk seizoensgebonden. Zet Interval op Month en vergelijk met dezelfde maand vorig jaar, niet met de vorige maand.
5. Gebruik Segment om te vergelijken: zet Segment op Life event om te zien of trouwkaarten en geboortekaartjes zich anders ontwikkelen.
6. Grote oplages zijn je beste orders: de gemiddelde orderwaarde loopt sterk op met de oplage. Zie je een groep groeien? Dan is dat direct terug te zien in je omzet.

---

Veelgestelde vragen

---

Hulp nodig?

Heb je vragen over de dashboards of wil je hulp bij het interpreteren van je data? Neem contact op met het Support-team.

“`