Het orderproces is een geautomatiseerd proces. Een klant personaliseert het gewenste design, kiest de verzendmethode en betaalt. De doorzettijden zijn instelbaar door jouw accountmanager. Nadat de order is doorgezet naar productie (status: akkoord) is de order niet meer aanpasbaar.
Annuleren
Je kan een order annuleren voordat het is aangeleverd bij productie. Belangrijk hierbij is dat dat de betaling niet automatisch wordt teruggestort (tenzij het met een pay-later provider is betaald, zoals Klarna). In veel gevallen moet je dus nog een refund doen, tenzij je een herstelorder hebt gedaan.
Het is NIET mogelijk om een order te annuleren nadat het is aangeleverd aan productie. Dit is een geautomatiseerd proces waar de bestelling niet uitgehaald kan worden.
Hold
Er zijn twee opties:
- Je zet zelf de bestelling op Hold. De order blijft op Hold staan, totdat het handmatig op akkoord wordt gezet. Het automatische proces wordt doorbroken. Dit kun je doen wanneer je ziet dat er bijvoorbeeld een geboortedatum in de toekomst op een eindorder staat. Hiermee wordt de bestelling nog niet geproduceerd en heb jij de tijd om contact met de klant op te nemen.
- Het systeem zet de bestelling op Hold.
- Dit kan komen doordat er is gekozen voor een serviceproduct;
- óf dat er een foutmelding is bij de order. Foutmeldingen herken je aan de informatie bij kolom ‘extra’, zie onderstaande voorbeeld.
Melding in CMS
Veel voorkomende fouten
- Could not create drukpdf – in de meeste gevallen werkt het om de order nog een keer op akkoord te zetten. Mocht de bestelling vervolgens weer op Hold komen te staan met dezelfde melding, is er een fout in het design.
- Shipping address is incomplete – vul het adres aan en zet de order op akkoord.
- Design contains element with white coating – dit is bijna altijd een houten kaart waar ergens de witte deklaag aanstaat. Je kan de witte deklaag eraf halen en zet de order op akkoord. Controleer hierbij ook het originele ontwerp, zodat dit bij andere bestellingen kan worden voorkomen.
- Error from API: {‘products.1.sku’: [‘Sku does not exist.’]} –> het SKU product bestaat niet (meer). Doe een herstelbestelling van de gehele order, zonder het betreffende SKU. Annuleer dan de huidige bestelling. Vergeet de klant niet te informeren hierover en het verschil in bedrag terug te betalen. Het kan zijn dat de klant in dat geval een ander SKU in de plaats wilt ontvangen, in jouw bericht naar de klant kun je hier alvast advies over geven.
- Paper ‘Calco XXX grams’ is not available in AKX – papiersoort is niet beschikbaar. Soms kan een klant toch bepaalde papiersoorten bestellen bij een kaart, ondanks dat het ontwerp foliedruk bevat. Neem contact op met de klant over een alternatief en doe een herstelbestelling van de order. TIP: controleer ook het originele ontwerp.
- Design contains oversized element – dit is een fout in het design. Pas dit aan en zet de bestelling door. Let op dat je eerst contact opneemt met de klant, indien het om een wijziging gaat waardoor de kaart er anders uit komt te zien. Zo kun je afstemmen wat de juiste oplossing is.
- Unknown shipping method – in de systeeminstellingen mist een instelling voor verzending. Neem contact op met support, zij helpen je verder.
- Could not create drukpdf: svg contains bitmap object, not suitable for foil – dit is een fout in het design.
Voltooid
Het systeem genereert de factuur nadat de order de status “voltooid” heeft gekregen. De factuur is in te zien bij de bestelling in het CMS. De klant krijgt deze in de mail en kan hem terugvinden in het account bij de bestelling.
