Dit protocol is alleen geldend voor de deelnemende rouwshops. Bij het organiseren van een uitvaart speelt emotie en tijd een grote rol. Dit protocol is ontwikkeld als hulpmiddel, om te weten wat te doen in verschillende scenario’s.
Mocht er zich onverhoopt een situatie voordoen waardoor de levering niet gaat zoals gepland, dan geeft dit protocol jou handvatten.
Opties verzending
| Pick-up Sparkles Printing (aanbevolen) Griekenweg 7, 5342 PX, Oss | Voor 11u, 14u klaar Voor 13u, 16u klaar Voor 18u, volgende ochtend ophalen vanaf 9u |
| Directe verzending rouw (aanbevolen) | Met speciale rouw brievenbuspost (aanbevolen) Lees meer over de verzendservice |
| Tijdvaklevering (ma, di, wo, do) | Voor 16u bezorgd de volgende dag |
| Pakket | Pakket verzonden met reguliere pakketstroom |
Spoed? Kies voor rouwkaarten geen bijzondere afwerking.
Levertijd met afwijkend materiaal (hout) of afwerking (folie, stans, hoogglans) hebben langere levertijd.
Controle vertraging
Er wordt automatisch een overzicht gegenereerd en verzonden naar de desbetreffende shops.
Elke ochtend controleert de klantenservice van de shop de bestellingen:
- Is de order vertraagd met tijdvaklevering én pick-up?
- Zijn alle track & trace codes actief?
- Moet er actie worden ondernomen?
| Is de order 1 dag vertraagd met tijdvaklevering of pick-up? Een herdruk wordt verzonden met koerier of klaargelegd voor pick-up. |
Markeer als prioriteit
Er is speciaal een knop voor rouw om pakketten met urgentie (dus tijdlevering) zichtbaar te maken voor Sparkles Printing, zodat deze met spoed worden opgepakt.
De knop gebruik je voor:
- Pakket spoedzendingen rouw (dus pakket met tijdvaklevering voor 12:00), pakket met spoed op vrijdag of zondag
- Drukwerk zonder folie, hoogglans, stans
Bekijk hier de volledige instructie.
Verantwoordelijkheden per rol
- Klantenservice shop
- Controleert vertraging en escaleert indien nodig
- Traffic / traffic@sparkles.io – tel. 06 13 10 22 70
- Regelt koeriersdiensten bij spoedleveringen.
- Neemt orders uit het proces indien vertraging bij productie.
- Houdt overzicht van de voortgang en communiceert oplossingen terug naar de shop.
- Sparkles Printing
- Zorgt voor tijdige productie van orders.
- Meldt mogelijke vertragingen tijdig aan de shops.
- Vervoerders
- Zorgen voor snelle en betrouwbare levering.
Bij grote verstoringen of urgente gevallen wordt de situatie direct geëscaleerd naar de desbetreffende manager. Alle communicatie naar families verloopt professioneel en empathisch, met het oog op het emotionele karakter van rouwverzendingen.
Uitzonderingen en storingen
Als het KNMI ergens in Nederland code oranje of code rood afgeeft of situaties waarin het weer zich daadwerkelijk extreem ontwikkelt, kunnen wij niet garanderen dat zendingen met de bezorgoptie ‘voor 12:00 uur’ daadwerkelijk (tijdig) worden geleverd.
Bij afgifte van een dergelijke code dient dit aan klanten duidelijk te worden gecommuniceerd, onder anderen in de shop (bijvoorbeeld via een notificatie banner). Klanten dienen in dat geval te kiezen voor ‘directe verzending’ of ‘afhalen’ bij de drukkerij in Oss.
Indien een klant, ondanks deze waarschuwing, alsnog kiest voor levering ‘voor 12:00 uur’ en deze levering niet tijdig plaatsvindt, kunnen wij uitsluitend een koerier inzetten op kosten van de betreffende shop.
