1. Inleiding
Wat doet Sparkles voor jouw Active Campaign account?
Sparkles zorgt ervoor dat klantdata uit jouw webshop automatisch wordt gesynchroniseerd met jouw Active Campaign (AC) account. Dit betekent dat je altijd over actuele klantgegevens beschikt om gerichte e-mailcampagnes en automations op te zetten.
Sparkles synchroniseert:
- Contactgegevens van klanten (naam, e-mail, adres)
- Bestelgegevens (welke producten besteld, orderstatus, bedragen)
- Tags die het gedrag van klanten weergeven (bijv. type bestelling)
- Aangepaste velden (custom fields) met specifieke klant- en orderdata
- Opt-in en opt-out voorkeuren
- Winkelwagengegevens voor abandoned cart flows
Wie doet wat?
Het is belangrijk om te begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is:
| Sparkles | Jij / Jouw bureau (bijv. MailBlue) |
| Synchroniseert klantdata naar AC | Richt automations in (e-mailflows) |
| Plaatst en verwijdert tags op basis van bestelgedrag | Ontwerpt en verstuurt campagnes |
| Vult custom fields met actuele order- en klantdata | Beheert lijsten en segmenten |
| Synchroniseert opt-in/opt-out voorkeuren | Maakt formulieren en pop-ups |
| Stuurt abandoned cart data | Richt abandoned cart automations in |
| Maakt ontbrekende tags aan in AC | Configureert automation triggers |
| Filtert data op basis van jouw shopconfiguratie | Bepaalt welke e-mails naar welke groep gaan |
2. Contact Synchronisatie
Welke contacten komen in jouw AC account?
Sparkles synchroniseert contacten die aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De klant heeft een bestelling geplaatst via jouw webshop;
- De klant heeft zich aangemeld voor je nieuwsbrief of andere communicatie;
- De klant heeft een opt-in gegeven voor e-mailcommunicatie.
Wanneer vindt synchronisatie plaats?
De synchronisatie draait automatisch op vaste momenten. Klantgegevens worden periodiek bijgewerkt, zodat je AC account altijd de meest recente data bevat. Dit geldt voor:
- Nieuwe bestellingen en klanten;
- Wijzigingen in bestaande klantdata;
- Veranderingen in opt-in/opt-out status.
Waarom staat een contact niet in mijn AC?
Er zijn verschillende redenen waarom een contact mogelijk niet (meer) in je AC account staat:
- Geen bestelling of opt-in: Alleen klanten die daadwerkelijk een bestelling hebben geplaatst of zich hebben aangemeld, worden gesynchroniseerd.
- Klant heeft zich uitgeschreven: Als een klant zich heeft uitgeschreven (opt-out), wordt dit doorgestuurd naar AC. Het contact kan dan inactief zijn.
- Deduplicatie: Sparkles voorkomt dubbele contacten. Een klant wordt geïdentificeerd op basis van e-mailadres, klant-ID en shop-ID. Als dezelfde persoon al bestaat, wordt het bestaande contact bijgewerkt.
- Filtering op basis van jouw configuratie: Als er voor een bepaald “life event” (bijv. geboorte, trouwen) geen automations zijn ingericht in jouw AC account, wordt deze data niet gesynchroniseerd. Dit voorkomt onnodige data.
- Geanonimiseerde klanten: Klanten die hun account hebben verwijderd of waarvan de gegevens zijn geanonimiseerd (AVG/GDPR), worden niet meer gesynchroniseerd.
Wat als een contact “verdwijnt”?
Een contact verdwijnt niet zomaar. Mogelijke oorzaken:
- De klant heeft zich uitgeschreven (opt-out) — dit wordt automatisch verwerkt;
- Het contact is samengevoegd met een ander (deduplicatie);
- De klant is geanonimiseerd op verzoek (AVG/GDPR).
3. Tags
Wat zijn tags?
Tags zijn labels die aan contacten worden gekoppeld. Ze geven aan welk gedrag een klant heeft vertoond, zoals het plaatsen van een proefdruk of een eindbestelling. Jouw bureau gebruikt deze tags om de juiste automations te triggeren.
Welke tags plaatst Sparkles?
Sparkles plaatst automatisch tags op basis van het bestelgedrag van klanten. De exacte tags zijn afhankelijk van jouw shopconfiguratie, maar veelvoorkomende categorieën zijn:
- Proeforder tags: Wanneer een klant een proefdruk bestelt (bijv. geboortekaartjes, trouwkaarten).
- Eindorder tags: Wanneer een klant een definitieve bestelling plaatst.
- Productorder tags: Wanneer een klant een product bestelt (geen kaart).
- Life event tags: Gekoppeld aan het type bestelling (geboorte, trouwen, save the date, etc.).
- Opt-in/opt-out tags: Tags die aangeven of een klant wel of niet gemaild mag worden:
- personalized_emails-in — klant mag persoonlijke aanbevelingen ontvangen
- personalized_emails-out — klant wil geen persoonlijke aanbevelingen
- news_emails-in — klant wil nieuwsbrieven ontvangen
- news_emails-out — klant wil geen nieuwsbrieven
Waarom wordt een tag toegevoegd?
Een tag wordt toegevoegd wanneer:
- Een klant een nieuwe bestelling plaatst die aan de criteria voldoet;
- Een klant zijn/haar voorkeuren wijzigt (bijv. opt-in voor nieuwsbrief);
- Besteldata wordt gedetecteerd die past bij een bepaald life event.
Waarom wordt een tag verwijderd?
Een tag wordt verwijderd wanneer:
- Een klant zich uitschrijft voor een bepaald type communicatie;
- De voorkeuren van een klant wijzigen (bijv. van opt-in naar opt-out).
Tags die je zelf beheert
Naast de tags die Sparkles plaatst, kun je (of je bureau) zelf ook tags aanmaken en beheren. Deze worden door Sparkles niet gewijzigd. Denk aan:
- Tags voor specifieke campagnes of acties;
- Tags voor segmentatie binnen automations;
- Tags voor lead ads vanuit Meta/Facebook.
4. Aangepaste Velden (Custom Fields)
Wat zijn custom fields?
Custom fields zijn extra gegevensvelden die aan een contact worden gekoppeld. Ze bevatten specifieke informatie over bestellingen en klantgedrag die je kunt gebruiken in je automations en campagnes.
Welke velden vult Sparkles?
Sparkles vult automatisch velden met informatie over:
- Besteldata: Datum van proefdruk, datum van eindbestelling.
- Ordertypes: Of het een proef-, eind- of productorder betreft.
- Productinformatie: Categorie, type kaart/product.
- Thumbnails: Afbeelding van de bestelde kaart (de kaart met de hoogste omzet binnen een order).
- Abandoned cart data: URL naar de winkelwagen, laatste update van de winkelwagen.
Hoe worden velden bijgewerkt?
Bij elke synchronisatie worden de velden bijgewerkt met de meest actuele waarden. Dit betekent:
- Een nieuwe bestelling overschrijft de vorige besteldata;
- Statuswijzigingen worden direct doorgevoerd;
- Velden worden alleen gevuld als er relevante data beschikbaar is.
Waarom verandert een veldwaarde?
Veldwaarden veranderen wanneer:
- Een klant een nieuwe bestelling plaatst;
- De status van een bestelling wijzigt (bijv. van proefdruk naar eindorder);
- Winkelwagendata wordt bijgewerkt.
Velden die je zelf beheert
Sommige velden worden niet door Sparkles gevuld maar door jou of je bureau. Bijvoorbeeld:
- Uitgerekende datum (ingevuld via een formulier op je website);
- Voorkeuren die klanten zelf doorgeven via een voorkeurenpagina;
- Velden die je bureau specifiek voor campagnes gebruikt.
5. Opt-in & Opt-out (Voorkeuren)
Hoe werkt de voorkeurensynchronisatie?
Sparkles synchroniseert de communicatievoorkeuren van je klanten in beide richtingen:
Van je webshop naar AC:
Wanneer een klant zich op je website aan- of afmeldt voor communicatie, wordt dit automatisch doorgestuurd naar AC. De bijbehorende tags en lijstlidmaatschappen worden bijgewerkt.
Van AC naar je webshop:
Wanneer een klant zich in AC uitschrijft (bijvoorbeeld via een afmeldlink in een e-mail), wordt dit teruggestuurd naar Sparkles. Zo blijft alles in sync.
Twee soorten communicatie
Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten e-mails:
| Type | Beschrijving | Tags |
| Persoonlijke aanbevelingen | E-mails op basis van bestelgedrag, zoals herinneringen na een proefdruk of suggesties bij een life event | personalized_emails-inpersonalized_emails-out |
| Nieuwsbrieven | Algemene e-mails zoals nieuwsbrieven, acties, nieuwe producten | news_emails-innews_emails-out |
Wat betekent de tag “personalized_emails-out”?
Als een contact deze tag heeft, betekent dit dat de klant geen persoonlijke aanbevelingsmails wil ontvangen. Automations moeten altijd checken of deze tag NIET aanwezig is voordat er een mail wordt verstuurd.
Wat gebeurt er bij een uitschrijving?
- De klant klikt op “uitschrijven” in een e-mail of wijzigt voorkeuren op de website;
- De voorkeur wordt opgeslagen in het bronsysteem;
- Sparkles synchroniseert de wijziging naar AC (of vice versa);
- De bijbehorende tags worden aangepast;
- Lopende automations houden rekening met de nieuwe tags.
6. Abandoned Cart (Verlaten Winkelwagen)
Hoe werkt de abandoned cart flow?
Sparkles stuurt winkelwagengegevens naar AC zodat je klanten kunt herinneren aan hun niet-afgeronde bestelling.
Welke data stuurt Sparkles?
Voor elke klant met een actieve winkelwagen worden drie gegevens naar AC gestuurd:
- Cart URL: Een directe link naar de winkelwagen van de klant.
- Laatste update: Wanneer de winkelwagen voor het laatst is bijgewerkt.
- Datum in AC: Wanneer de winkelwagendata naar AC is gestuurd.
Hoe werken de events?
Naast de data uit Sparkles worden er via je website events vastgelegd:
- AddToCart: Wanneer een klant iets aan de winkelwagen toevoegt.
- Purchase: Wanneer een klant een aankoop afrondt.
Deze events worden via Google Tag Manager (GTM) vastgelegd en gebruikt om de juiste automations te triggeren.
Wat moet je bureau inrichten?
Je bureau moet twee automations in AC aanmaken:
- Abandoned cart — Add to Cart: Wordt getriggerd wanneer een klant iets toevoegt maar niet afrekent. Na een wachtperiode wordt een herinneringsmail gestuurd.
- Abandoned cart — Purchase: Wordt getriggerd bij een aankoop, zodat de klant uit de abandoned cart flow wordt gehaald.
7. Veelgestelde Vragen
Controleer eerst of de klant daadwerkelijk een bestelling heeft geplaatst of zich heeft aangemeld. Controleer ook of de klant zich niet heeft uitgeschreven. Als het contact wel zou moeten bestaan, neem dan contact op met Sparkles support.
Tags worden verwijderd wanneer de voorkeur van een klant wijzigt, bijvoorbeeld bij een opt-out. Controleer de opt-in of opt-out status van het contact. Tags die je zelf hebt geplaatst worden niet door Sparkles aangepast.
Custom fields worden bij elke sync bijgewerkt met de meest recente data. Als een klant een nieuwe bestelling heeft geplaatst, kunnen velden zijn overschreven met de nieuwe besteldata.
Sparkles filtert data op basis van jouw shopconfiguratie. Als je een life event ziet dat je niet verwacht, neem dan contact op met Sparkles support om je configuratie te controleren.
Automations worden getriggerd door wijzigingen in contactvelden of het toevoegen van tags. Controleer of:
- De juiste trigger is ingesteld, bijvoorbeeld ‘wijziging aan contactveld’ of ‘tag is toegevoegd’
- De automation op actief staat
- Het contact voldoet aan de voorwaarden, bijvoorbeeld geen opt-out tag
Dit kan gebeuren als:
- Dezelfde automation meerdere keren wordt getriggerd. Gebruik ‘momenteel niet in automatisering’ als voorwaarde
- Er overlap is tussen campagnes en automations. Stem de verzendtijden op elkaar af
- Je bureau kan hierbij helpen met de juiste instellingen
Sparkles monitort de synchronisatie. Bij structurele problemen word je geïnformeerd. Voor individuele gevallen kun je contact opnemen met Sparkles support.
8. Overzicht: Wie doet wat?
| Onderdeel | Sparkles | Jij / Bureau |
| Contacten aanmaken/bijwerken in AC | Ja (automatisch) | Nee |
| Tags plaatsen op basis van bestelgedrag | Ja (automatisch) | Nee |
| Tags plaatsen voor campagnes/acties | Nee | Ja |
| Custom fields vullen met orderdata | Ja (automatisch) | Nee |
| Custom fields vullen via formulieren | Nee | Ja |
| Opt-in/opt-out synchroniseren | Ja (automatisch) | Nee |
| Automations inrichten | Nee | Ja |
| E-mailcampagnes versturen | Nee | Ja |
| Lijsten en segmenten beheren | Nee | Ja |
| Abandoned cart data leveren | Ja (automatisch) | Nee |
| Abandoned cart automations maken | Nee | Ja |
| Formulieren en pop-ups maken | Nee | Ja |
| Shopconfiguratie aanpassen | Ja (op verzoek) | Verzoek indienen |
Contact
Heb je vragen over de synchronisatie of zie je iets onverwachts in je AC account? Neem contact op met Sparkles support. Vermeld daarbij:
- Je shopnaam;
- Het e-mailadres van het betreffende contact;
- Een beschrijving van wat je verwacht vs. wat je ziet.
