Alle berichten van Sparkles Support

Sparkles faciliteert als aanvullende dienstverlening de Klantenservice voor shophouders. De dienstverlening stopt per september 2026, tot die tijd is onderstaande van toepassing.

Kosten

• De basis klantenservice kost per maand standaard 75 euro + 5% van de maandomzet.

• De premium klantenservice kost per maand standaard 75 euro + 6,5% van de maandomzet. Voor de premium klantenservice worden eerste- en tweedelijnstaken uitgevoerd.

Inbound

Onder inbound wordt verstaan het binnenkomende verkeer via telefoon, e-mail en het online contactformulier in de webshop. Sparkles verzorgt de volledige afhandeling van deze klantcontact momenten.

ZOHO

Het e-mail account voor de klantenservice van de shop wordt opgenomen in het online klantenservice systeem (ZOHO). De shophouder krijgt toegang tot zijn/haar account en krijgt via dit systeem zijn/haar doorverwezen vragen, verzoeken en opdrachten toegewezen via een op te volgen conversaties. Het ticket wordt op de naam van de shophouder gezet én de shophouder wordt getagd.

Vragen die door de klantenservice van Sparkles worden beantwoord:

• Vragen over de werking van de editor
• Vragen over het bestelproces
• Vragen over de algemene zaken en de mogelijkheden van de shop
• Vragen over leveringen en levertijden

Vragen voor de shopderhouder:

• Vraag gericht op webshop gerelateerd zijn (o.a. collecties)
• Vraag gericht op maatwerk of designaanpassing
• Mensen met vragen en verzoeken met betrekking tot shopmanagement gerelateerde zaken zoals collecties, linkbuilding, advertising e.d. worden altijd doorverwezen naar de shophouder.

Aanpassingen bestelling (eerstelijn)

• Bij betaalde controle wordt er voor het doen van een grote aanpassingen eerst overlegd met de klant.
• Kleine, eenvoudige aanpassingen op verzoek van de klant die met de standaard editor gedaan kunnen worden, worden door Sparkles uitgevoerd.
• Verzoeken voor ingrijpende aanpassingen die niet met de editor gedaan kunnen worden, worden toegewezen aan de shophouder.

Aanpassingen bestelling (alleen premium service)

De volgende tweedelijns werkzaamheden worden uitgevoerd bij de Module Klantenservice Premium:

• Kaarttype aanpassen: enkel / dubbel, of vierkant / rechthoekig.
• Kaart omzetten naar aankondigingsproduct/sluitzegel, behangcirkel etc
• Specifieke aanpassingen die niet met de editor gedaan kunnen worden, denk aan: foto’s aanpassen, eigen afbeeldingen van de klant klaarmaken voor gebruik in de kaart, een woord of naam in een lettertype zetten dat niet in de editor staat, etc.
• Aanpassingen aan bestaand ontwerp: ander silhouet, meer hartjes, etc.
• Advies, bv: “Ik wil mijn kaart wat stoerder hebben” of “Het ziet er nu zo leeg uit, wat raden jullie aan?”
• Sluitstickers op maat; worden extra opmaakkosten aan klant berekend, deze inkomsten zijn voor Sparkles. Whitelabel krijgt 25 % vergoeding over de sluitstickers. Binnenkort kan dit gewoon via kaarttype wijzigen. (zie boven)
• Klanten helpen die vragen om uitlijnen – of alles in het midden van de kaart staat.

Welke rol heeft de shophouder bij Module Klantenservice Premium:

• De beeldbank dient up to date te zijn
• Aanvraag op maat is voor de shophouder

---

In jouw shop kan je ook betaalde diensten aanbieden; dit zijn premium services. De klant betaalt voor een extra service bij de bestelling. De order is zichtbaar bij ‘bestellingen’, alleen staat op Hold. Je moet namelijk nog een handeling doen voordat de order in behandeling kan worden genomen. Er zijn meerdere opties die je kan kiezen.

---

Overzicht services met tarieven

Titel	Locatie bestelproces	Optie 1*	Optie 2*
Logo verwijderen	Customize	€9,95	€14,95
Digitaal bestand	Customize	€9,95	€14,95
Digitaal bestand & logo verwijderen	Customize	€17,95	€24,95
Controle van je ontwerp	Winkelmandje	€9,95	€14,95

*Actuele prijs maart 2026, de shopvergoeding is 95% (excl. btw). De rest van het bedrag is voor Sparkles.

Optie 1: deze instelling wordt gebruikt voor de shops waarvoor Sparkles de klantenservice verzorgt.
Optie 2: een shophouder die zelf de klantenservice doet kan kiezen tussen optie 1 en 2.

Toelichting

De klant kan onderstaande diensten kiezen bij hun specifieke product. Ná betaling moet het volgende worden gedaan voor de bestelling door kan worden gezet.

• Logo verwijderen – Het verwijderen van het logo uit het ontwerp
• Digitaal bestand (PNG) – De klant ontvangt het ontwerp als digitaal low-res PNG-bestand
• Combinatie: Digitaal bestand (PNG) & logo verwijderen
• Controle van je ontwerp: voor productie wordt de order nog extra gecontroleerd.

Tool voor het maken van het digitale bestand: https://support.sparkles.io/digitale-versie

---

Verlenen service

De orders met een betaalde dienst hebben de status Hold. Lees hier meer info over het volledige orderproces.

In CMS kan je de order openen. De order heeft status Hold met een een icon teken van computer. Door te klikken op het “i”-icon zie je de details van de service.

---

Redenen terugstorting

• Medewerkerskorting; als je korting geeft aan een van jouw medewerkers.
• Herstel-order; Wanner deze goedkoper is dan de originele order wordt het verschil terug gestort.
• Herbestelling met korting; na een fout van de klant, bijvoorbeeld verkeerde datum in het ontwerp.
• Enveloppen; indien deze retour zijn gestuurd, bijvoorbeeld vanwege verkeerde kleur of maat.
• Bestelling geannuleerd én niet betaald met Creditcard of Klarna.
• Anders; je kan een compensatie of cadeautje sturen naar klant.

Bij twijfel overleg met Customer Service.

---

Betalende partij

In het overzicht van Klachten en coulance zie je wie de betalende partij is.

Financieel is het belangrijk om te weten:

• De refunds gaan altijd van jouw eigen omzet af.
• De terugbetalingen op kosten van Sparkles worden verrekend via de maandafrekening. Geef dit daarom aan ons door.
• Het terugstorten van bedragen wordt zichtbaar bij de order details in het CMS. Op een order kan één keer een refund worden gedaan. Mocht er meer nodig zijn, neem contact op.

---

Als shop heb je de mogelijkheid om een order nogmaals te plaatsen of om een order van een klant te annuleren en een herstelorder voor hen te doen. Hieronder leggen we het verschil uit tussen een herdruk en een herstelorder en wanneer je welke optie moet gebruiken.

---

Hoe maak je een herbestelling?

1. Kies bij de orderdetails voor ‘Herbestellen (in mandje)’.
2. Bekijk de items in het mandje en bewerk wanneer nodig de kaart of order specificaties (aantal enveloppen, papiersoort, kaartmaat).
   Let op: als je aanpassingen in het ontwerp maakt, doe dit dan vanuit de eigen collectie en plaats het product opnieuw in het winkelmandje.
3. Ga opnieuw door het bestelproces.
4. Na de bezorgstap, geef aan of je een herdruk of herstelorder (vervangende order) doet. Geef je een reden aan en beschrijf deze.
5. Kies de betaalmethode.
6. De bestelling kan nu worden geplaatst.

---

Welke categorie moet ik kiezen?

Probeer zo duidelijk mogelijk te verwoorden wat er fout gaat.

Bekijk het stroomschema rondom voor klachten en coulance.

---

In het CMS kan je de bestellingen zien die worden geplaatst door jouw klanten. Hier kun je zien wat er is besteld, inclusief ontwerp, en de status van de bestelling.

Omdat er soms (spel)fouten worden gemaakt bij het ontwerp van een kaart, kun je je klanten helpen door de kaarten te controleren voordat ze worden afgedrukt.

---

Overzicht

Via het ‘CMS > E-Commerce > Bestellingen’ kun je de status van alle bestellingen zien. Je kan de bestellingen ook filtreren op basis van de resultaten die je wilt zien. Via CTRL kom je gelijk in het bestellingenoverzicht.

Als je op het i’tje onder ‘Acties’ klikt, kom je bij de gegevens van de order. Hier kan je het adres controleren, de bestelling inzien en eventueel wijzigen. Als de order ‘betaald‘ is, kan je een akkoord geven om de order door te zetten naar de drukker.

---

Statussen

Lees hier meer over het orderproces.

Nieuw	De bestelling is ingevoerd, maar nog niet betaald
Niet betaald	De klant heeft niet betaald
Betaald	De klant heeft betaald, maar verder is de order nog niet behandeld. De order kan gepauzeerd, aangepast of geannuleerd worden. Door accountmanager is in te stellen wanneer de orders worden doorgezet naar productie.
Akkoord	De klant heeft betaald en de order is door naar productie. De bestelling kan niet meer aangepast worden of geannuleerd
Voltooid	De klant heeft betaald, de order is gedrukt en verstuurd. De factuur wordt gegenereerd.
Geannuleerd	De order is geannuleerd. Afhankelijk van de betaalmethode moet hier nog een refund voor worden gedaan.
Hold	1. Je hebt een order op pauze gezet, waardoor hij niet automatisch doorgaat naar productie. 2. Er is sprake van een error die opgelost moet worden.

---

Orderinformatie

Bij de details van de order zie je het volgende:

• Verzenddatum en Track & Trace (indien order op voltooid staat)
• Oogje om naar design te gaan
• Informatie-icoontje om de prijsopbouw van de order te zien
• Producent van het artikel. In dit geval Sparkles Printing.

---

Ordercontrole (optioneel)

Je kan dit als onbetaalde service aanbieden óf als betaalde service.

Onbetaalde controle: order eerst order op HOLD

Eenmaal in het controlevenster kun je op de knop ‘Bewerken’ klikken om naar de editor te gaan om het ontwerp aan te passen. Zet altijd de order on hold, dit geeft je tijd om het ontwerp/de inhoud aan te passen. Indien je hebt gekozen voor de premium service betaalde controle staat de order sowieso op HOLD.

Ontwerp controleren

Tekst	of de tekst gecentreerd is, of is dit juist niet het geval en hoort het zo
Datum	of de geboortedatum of andere datum kloppen en staat dezelfde datum aan de binnenzijde
Getallen	of er getallen missen bij het telefoonnummer/adres/gewicht/lengte
Achter-grond	controleer of achtergronden en afbeeldingen voorbij de stippellijn doorlopen, tot aan de buitenste rand (= ‘de afloop’ wordt na het drukken van de kaart af gesneden). Als dit niet het geval is, kan het zijn dat er een witte rand op de kaart te zien is na het drukken
Tekstkader vergroten	indien een tekstkader te klein is worden de letters niet in hun geheel gedrukt
Spelling	taalfouten corrigeren, leestekens controleren. Indien een ‘speciaal teken’ niet in een bepaald lettertype inbegrepen zit, voeg je een apart tekstkader toe, typ je het leesteken erin en kies je een ander lettertype (dat erop lijkt )
Inhoud	staan de gangbare gegevens vermeld of ontbreekt er iets essentieels/logisch). Is er een consequent gebruik van hoofd-/kleine letters?
Uitlijning	maak gebruik van de hulpraster functie in de editor. Deze functie is te vinden naast het ontwerp aan de rechterbovenkant

Overschrijf order

Na het aanpassen van het ontwerp vink je ‘Overschrijf order’ aan en kies je voor ‘Opslaan’. Als je het vinkje ‘Opslaan in collectie klant’ aanvinkt, wordt de gewijzigde versie opgeslagen. Dit kun je doen als klanten de laatste versie in hun collectie willen hebben.

Als je de order overschreven hebt, kom je opnieuw in het orderoverzicht. Nu kun je de order op “Akkoord” zetten. Als je de kaarten niet controleert, gaan alle orders die op ‘betaald’ staan automatisch door op basis van de shopinstellingen.

---

Veel gemaakte fouten

Geboortekaartjes

1. Troste ouders in plaats van trotse ouders 

2. 3.100 gram (de punt hoort hier niet, dus: 3100 gram is juist.)  
   3,100 kg zou wel kunnen, dit wordt veel gebruikt door Belgen. 

Waar let je op? 

• Dat de geboortedatum niet in de toekomst ligt. 

• Dat er namen van ouders vermeld staan. 

• Geen standaard gegevens meer zoals: 3500 gram | 15.00 uur | 50 cm 

Trouwkaarten / save the date

1. Toast of toost? Wanneer de tekst Nederlands is dan schrijf je dit met dubbel O. Toasten met OA is een toastje om op te eten. Check dus wel of de kaart Nederlands (toost) of Engels (toast) is.  

2. RSVP is de juiste schrijfwijze.  

3. Cadeautip schrijf je aan elkaar. 

4. jawoord is zonder hoofdletter en zonder streepje ertussen. 

3. Schrijfwijze van Deo volente kan op meerdere manieren, de volgende zijn juist: D.V. en Deo volente
   Je schrijft dan bijvoorbeeld : Wij gaan trouwen D.V. vrijdag 24 september 2025. Je zet hier dus niet het woord ‘op’ voor, wat wel vaak wordt gedaan. 

Waar let je op? 

• Dat de RSVP datum niet op héle korte termijn is. Worden de kaarten bijvoorbeeld 1 mei geleverd en de RSVP is in dezelfde week, dan is dat niet haalbaar. 

• Zijn de maanden zonder hoofdletter geschreven? 

• Zijn de tijdnotaties hetzelfde? In principe schrijf je de tijd als volgt 12.15 uur. Maar kiest iemand er voor om 12.15 te gebruiken (dit is een digitale notatie), zorg dan dat dit in ieder geval consequent is in de kaart. 

Afraders

Alle tekst in folie.	Dit is niet mooi en niet leesbaar. Het kan voorkomen dat met kleine letters delen folie niet worden gedrukt.  Het uitlichten van elementen met folie geeft juist een mooi effect.
Tekst dikgedrukt in folie.	Controleer of de tekst met folie niet dikgedrukt en klein is. Op die manier komt de folie te dicht bij elkaar in de buurt en vloeit dit in elkaar over. Dat wordt altijd onleesbaar.

---

Tips in de editor

Tip 1: voor het uitlijnen van elementen kan je ook de X- en Y-as gebruiken. Je ziet dan waar het element zich exact bevindt op het product.

Tip 2: In CTRL is er assistentie van AI die de kaart van de klant analyseert. Dit zijn suggestie die je mee kan nemen in je controle. Deze suggesties zijn niet 100% zuiver, dus controleer altijd of het klopt.

Tip 3: check goed of de achtergrond goed staat. Bij het slepen van een element (een tekstvak, afbeelding, element) krijg je 3 lijnen in beeld en kan je dit goed zien.

1. Veiligheidsmarge: dit is de tekst marge. Tekst die buiten dit kader valt wordt afgesneden.
2. De middelste stippellijn is in principe de snijlijn.
3. De buitenste lijn is de afloop lijn. Dit is de marge voor de snijlijn. Het is belangrijk om de achtergrond helemaal te laten doorlopen tot de buitenste rand (of in ieder geval tot halverwege). Anders kunnen er witte randen ontstaan.

In het CMS kan je de klant verder helpen in zijn oriëntatieproces en met zijn bestelling. Krijg je een klant aan de telefoon met vragen? Je kunt heel makkelijk de gegevens van de klant opzoeken.

Gegevens van klant opzoeken

Ga naar ‘Gebruikers’ en zoek op het mailadres of gebruikersnaam van de klant. Als je op het icoontje vooraan klikt, kom je in de klantenkaart.

Klantkaart

De klantkaart bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Informatie: Dit zijn de persoonsgegevens van de klant. Ook kan je hier een account van een designer koppelen aan de juiste code, zodat er fee van de kaartjes naar deze designer gaat.
2. Orders van de klant: Je kunt de orders van de klant zien en de status ervan bekijken. Soms vragen klanten hiernaar.
3. Wachtwoord vernieuwen: Is de klant zijn wachtwoord kwijt, dan kan je hier een nieuw wachtwoord aanmaken.
4. Klant mailen: Je hebt de gelegenheid om de klant vanuit het CMS te mailen met specifieke informatie.
5. Betaalverzoek indienen: Je kunt betalingsverzoeken naar je klant sturen, bijvoorbeeld om kaartontwerpkosten voor ontwerp op maat in rekening te brengen.

---

Extra functionaliteiten

In de klantenkaart, zie je de volgende knoppen:

1. Winkelmandje leeggooien: Soms loopt het bestelproces van een klant vast. In dit geval is het handig om de producten uit het winkelmandje van de klant te halen. Dit doe je eenvoudig via deze knop.
2. Log in als klant met winkelmand: Met deze knop kun je de winkelwagen van een klant bekijken. Zo kun je de klant helpen met zijn bestelling voordat deze wordt geplaatst.

• Log in als klant: Via deze knop kun je inloggen op het account van de klant. Je ziet onder andere hun eigen collectie, eerdere bestellingen en adresboek. Als je nu iets in het winkelmandje zet, komt het NIET in die van de klant te staan.
• Exporteren: Met deze knop kun je een Excel-bestand downloaden met alle adressen die werden gebruikt bij het verzenden van een wenskaart of bij een direct verzending.

---