1. Einleitung
1.1. Was macht Sparkles für deinen Active Campaign Account?
Sparkles sorgt dafür, dass Kundendaten aus deinem Webshop automatisch mit deinem Active Campaign (AC) Account synchronisiert werden. Das bedeutet, dass du immer über aktuelle Kundendaten verfügst, um gezielte E-Mail-Kampagnen und Automatisierungen aufzusetzen.
Sparkles synchronisiert:
- Kontaktdaten von Kunden (Name, E-Mail, Adresse);
- Bestelldaten (welche Produkte bestellt wurden, Bestellstatus, Beträge);
- Tags, die das Kundenverhalten widerspiegeln (z. B. Bestelltyp);
- Benutzerdefinierte Felder (Custom Fields) mit spezifischen Kunden- und Bestelldaten;
- Opt-in- und Opt-out-Präferenzen;
- Warenkorbdaten für Abandoned-Cart-Flows.
1.2. Wer macht was?
Es ist wichtig zu verstehen, wer wofür verantwortlich ist:
| Sparkles | Du / Deine Agentur (z. B. MailBlue) |
| Synchronisiert Kundendaten mit AC | Richtet Automatisierungen ein (E-Mail-Flows) |
| Setzt und entfernt Tags basierend auf dem Bestellverhalten | Entwirft und versendet Kampagnen |
| Füllt Custom Fields mit aktuellen Bestell- und Kundendaten | Verwaltet Listen und Segmente |
| Synchronisiert Opt-in/Opt-out-Präferenzen | Erstellt Formulare und Pop-ups |
| Sendet Abandoned-Cart-Daten | Richtet Abandoned-Cart-Automatisierungen ein |
| Erstellt fehlende Tags in AC | Konfiguriert Automatisierungs-Trigger |
| Filtert Daten basierend auf deiner Shop-Konfiguration | Bestimmt, welche E-Mails an welche Gruppe gehen |
2. Kontaktsynchronisation
2.1. Welche Kontakte landen in deinem AC-Account?
Sparkles synchronisiert Kontakte, die die folgenden Bedingungen erfüllen:
- Der Kunde hat eine Bestellung über deinen Webshop aufgegeben;
- Der Kunde hat sich für deinen Newsletter oder andere Kommunikation angemeldet;
- Der Kunde hat ein Opt-in für E-Mail-Kommunikation gegeben.
2.2. Wann findet die Synchronisation statt?
Die Synchronisation läuft automatisch zu festen Zeiten. Kundendaten werden regelmäßig aktualisiert, sodass dein AC-Account immer die neuesten Daten enthält. Dies gilt für:
- Neue Bestellungen und Kunden;
- Änderungen an bestehenden Kundendaten;
- Änderungen am Opt-in/Opt-out-Status.
2.3. Warum ist ein Kontakt nicht in meinem AC?
Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Kontakt möglicherweise nicht (mehr) in deinem AC-Account steht:
- Keine Bestellung oder Opt-in: Nur Kunden, die tatsächlich eine Bestellung aufgegeben oder sich angemeldet haben, werden synchronisiert.
- Kunde hat sich abgemeldet: Wenn ein Kunde sich abgemeldet hat (Opt-out), wird dies an AC weitergegeben. Der Kontakt kann dann inaktiv sein.
- Deduplizierung: Sparkles verhindert doppelte Kontakte. Ein Kunde wird anhand der E-Mail-Adresse, der Kunden-ID und der Shop-ID identifiziert. Wenn dieselbe Person bereits existiert, wird der bestehende Kontakt aktualisiert.
- Filterung basierend auf deiner Konfiguration: Wenn für ein bestimmtes „Life Event“ (z. B. Geburt, Hochzeit) keine Automatisierungen in deinem AC-Account eingerichtet sind, werden diese Daten nicht synchronisiert. Dies verhindert unnötigen Datenballast.
- Anonymisierte Kunden: Kunden, die ihr Konto gelöscht haben oder deren Daten anonymisiert wurden (DSGVO/GDPR), werden nicht mehr synchronisiert.
2.4. Was ist, wenn ein Kontakt „verschwindet“?
Ein Kontakt verschwindet nicht einfach so. Mögliche Ursachen:
- Der Kunde hat sich abgemeldet (Opt-out) – dies wird automatisch verarbeitet;
- Der Kontakt wurde mit einem anderen zusammengeführt (Deduplizierung);
- Der Kunde wurde auf Anfrage anonymisiert (DSGVO/GDPR).
3. Tags
3.1. Was sind Tags?
Tags sind Labels, die mit Kontakten verknüpft werden. Sie geben an, welches Verhalten ein Kunde gezeigt hat, wie zum Beispiel die Bestellung eines Probedrucks oder einer endgültigen Bestellung. Deine Agentur nutzt diese Tags, um die richtigen Automatisierungen auszulösen.
3.2. Welche Tags setzt Sparkles?
Sparkles setzt automatisch Tags basierend auf dem Bestellverhalten der Kunden. Die genauen Tags hängen von deiner Shop-Konfiguration ab, aber häufige Kategorien sind:
- Probebestellungs-Tags: Wenn ein Kunde einen Probedruck bestellt (z. B. Geburtskarten, Hochzeitskarten).
- Endbestellungs-Tags: Wenn ein Kunde eine endgültige Bestellung aufgibt.
- Produktbestellungs-Tags: Wenn ein Kunde ein Produkt bestellt (keine Karte).
- Life-Event-Tags: Verknüpft mit dem Bestelltyp (Geburt, Hochzeit, Save the Date etc.).
- Opt-in/Opt-out-Tags: Tags, die angeben, ob ein Kunde kontaktiert werden darf oder nicht:
- personalized_emails-in — Kunde darf persönliche Empfehlungen erhalten
- personalized_emails-out — Kunde möchte keine persönlichen Empfehlungen
- news_emails-in — Kunde möchte Newsletter erhalten
- news_emails-out — Kunde möchte keine Newsletter
3.3. Warum wird ein Tag hinzugefügt?
Ein Tag wird hinzugefügt, wenn:
- Ein Kunde eine neue Bestellung aufgibt, die den Kriterien entspricht;
- Ein Kunde seine Präferenzen ändert (z. B. Opt-in für den Newsletter);
- Bestelldaten erkannt werden, die zu einem bestimmten Life Event passen.
3.4. Warum wird ein Tag entfernt?
Ein Tag wird entfernt, wenn:
- Ein Kunde sich von einer bestimmten Kommunikationsart abmeldet;
- Die Präferenzen eines Kunden sich ändern (z. B. von Opt-in zu Opt-out).
3.5. Tags, die du selbst verwaltest
Neben den Tags, die Sparkles setzt, kannst du (oder deine Agentur) auch selbst Tags erstellen und verwalten. Diese werden von Sparkles nicht geändert. Denke dabei an:
- Tags für spezifische Kampagnen oder Aktionen;
- Tags für die Segmentierung innerhalb von Automatisierungen;
- Tags für Lead-Ads von Meta/Facebook.
4. Benutzerdefinierte Felder (Custom Fields)
4.1. Was sind Custom Fields?
Custom Fields sind zusätzliche Datenfelder, die mit einem Kontakt verknüpft werden. Sie enthalten spezifische Informationen über Bestellungen und Kundenverhalten, die du in deinen Automatisierungen und Kampagnen nutzen kannst.
4.2. Welche Felder füllt Sparkles?
Sparkles füllt automatisch Felder mit Informationen über:
- Bestelldaten: Datum des Probedrucks, Datum der Endbestellung.
- Bestelltypen: Ob es sich um eine Probe-, End- oder Produktbestellung handelt.
- Produktinformationen: Kategorie, Typ der Karte/des Produkts.
- Thumbnails: Abbildung der bestellten Karte (die Karte mit dem höchsten Umsatz innerhalb einer Bestellung).
- Abandoned-Cart-Daten: URL zum Warenkorb, letzte Aktualisierung des Warenkorbs.
4.3. Wie werden Felder aktualisiert?
Bei jeder Synchronisation werden die Felder mit den aktuellsten Werten aktualisiert. Das bedeutet:
- Eine neue Bestellung überschreibt die vorherigen Bestelldaten;
- Statusänderungen werden direkt übernommen;
- Felder werden nur gefüllt, wenn relevante Daten verfügbar sind.
4.4. Warum ändert sich ein Feldwert?
Feldwerte ändern sich, wenn:
- Ein Kunde eine neue Bestellung aufgibt;
- Der Status einer Bestellung sich ändert (z. B. von Probedruck zu Endbestellung);
- Warenkorbdaten aktualisiert werden.
4.5. Felder, die du selbst verwaltest
Einige Felder werden nicht von Sparkles gefüllt, sondern von dir oder deiner Agentur. Zum Beispiel:
- Voraussichtlicher Entbindungstermin (ausgefüllt über ein Formular auf deiner Website);
- Präferenzen, die Kunden selbst über eine Präferenzseite angeben;
- Felder, die deine Agentur speziell für Kampagnen nutzt.
5. Opt-in & Opt-out (Präferenzen)
5.1. Wie funktioniert die Präferenzsynchronisation?
Sparkles synchronisiert die Kommunikationspräferenzen deiner Kunden in beide Richtungen:
Von deinem Webshop zu AC:
Wenn ein Kunde sich auf deiner Website für Kommunikation an- oder abmeldet, wird dies automatisch an AC weitergeleitet. Die zugehörigen Tags und Listenmitgliedschaften werden aktualisiert.
Von AC zu deinem Webshop:
Wenn ein Kunde sich in AC abmeldet (zum Beispiel über einen Abmeldelink in einer E-Mail), wird dies an Sparkles zurückgemeldet. So bleibt alles synchron.
5.2. Zwei Arten von Kommunikation
Es wird zwischen zwei Arten von E-Mails unterschieden:
| Typ | Beschreibung | Tags |
| Persönliche Empfehlungen | E-Mails basierend auf dem Bestellverhalten, wie Erinnerungen nach einem Probedruck oder Vorschläge zu einem Life Event | personalized_emails-inpersonalized_emails-out |
| Newsletter | Allgemeine E-Mails wie Newsletter, Aktionen, neue Produkte | news_emails-innews_emails-out |
5.3. Was bedeutet der Tag „personalized_emails-out“?
Wenn ein Kontakt diesen Tag hat, bedeutet dies, dass der Kunde keine persönlichen Empfehlungs-E-Mails erhalten möchte. Automatisierungen müssen immer prüfen, ob dieser Tag NICHT vorhanden ist, bevor eine E-Mail versendet wird.
5.4. Was passiert bei einer Abmeldung?
- Der Kunde klickt in einer E-Mail auf „Abmelden“ oder ändert die Präferenzen auf der Website;
- Die Präferenz wird im Quellsystem gespeichert;
- Sparkles synchronisiert die Änderung mit AC (oder umgekehrt);
- Die zugehörigen Tags werden angepasst;
- Laufende Automatisierungen berücksichtigen die neuen Tags.
6. Abandoned Cart (Verlassener Warenkorb)
6.1. Wie funktioniert der Abandoned-Cart-Flow?
Sparkles sendet Warenkorbdaten an AC, damit du Kunden an ihre nicht abgeschlossene Bestellung erinnern kannst.
6.2. Welche Daten sendet Sparkles?
Für jeden Kunden mit einem aktiven Warenkorb werden drei Datensätze an AC gesendet:
- Cart URL: Ein direkter Link zum Warenkorb des Kunden.
- Letzte Aktualisierung: Wann der Warenkorb zuletzt aktualisiert wurde.
- Datum in AC: Wann die Warenkorbdaten an AC gesendet wurden.
6.3. Wie funktionieren die Events?
Zusätzlich zu den Daten von Sparkles werden über deine Website Events erfasst:
- AddToCart: Wenn ein Kunde etwas zum Warenkorb hinzufügt.
- Purchase: Wenn ein Kunde einen Kauf abschließt.
Diese Events werden über den Google Tag Manager (GTM) erfasst und genutzt, um die richtigen Automatisierungen auszulösen.
6.4. Was muss deine Agentur einrichten?
Deine Agentur muss zwei Automatisierungen in AC erstellen:
- Abandoned cart — Add to Cart: Wird ausgelöst, wenn ein Kunde etwas hinzufügt, aber nicht bezahlt. Nach einer Wartezeit wird eine Erinnerungs-E-Mail gesendet.
- Abandoned cart — Purchase: Wird bei einem Kauf ausgelöst, damit der Kunde aus dem Abandoned-Cart-Flow entfernt wird.
7. Häufig gestellte Fragen
Prüfe zuerst, ob der Kunde tatsächlich eine Bestellung aufgegeben oder sich angemeldet hat. Prüfe auch, ob der Kunde sich nicht abgemeldet hat. Wenn der Kontakt eigentlich existieren sollte, nimm Kontakt mit dem Sparkles Support auf.
Tags werden entfernt, wenn sich die Präferenz eines Kunden ändert, zum Beispiel bei einem Opt-out. Prüfe den Opt-in- oder Opt-out-Status des Kontakts. Tags, die du selbst gesetzt hast, werden von Sparkles nicht verändert.
Custom Fields werden bei jeder Synchronisation mit den aktuellsten Daten aktualisiert. Wenn ein Kunde eine neue Bestellung aufgegeben hat, können Felder mit den neuen Bestelldaten überschrieben worden sein.
Sparkles filtert Daten basierend auf deiner Shop-Konfiguration. Wenn du ein Life Event siehst, das du nicht erwartest, nimm Kontakt mit dem Sparkles Support auf, um deine Konfiguration zu prüfen.
Automatisierungen werden durch Änderungen in Kontaktfeldern oder das Hinzufügen von Tags ausgelöst. Prüfe, ob:
- Der richtige Trigger eingestellt ist, zum Beispiel „Änderung an Kontaktfeld“ oder „Tag wurde hinzugefügt“
- Die Automatisierung auf aktiv steht
- Der Kontakt die Bedingungen erfüllt, zum Beispiel kein Opt-out-Tag
Dies kann passieren, wenn:
- Dieselbe Automatisierung mehrfach ausgelöst wird. Nutze „befindet sich derzeit nicht in Automatisierung“ als Bedingung
- Es Überschneidungen zwischen Kampagnen und Automatisierungen gibt. Stimme die Versandzeiten aufeinander ab
- Deine Agentur kann hierbei mit den richtigen Einstellungen helfen
Sparkles überwacht die Synchronisation. Bei strukturellen Problemen wirst du informiert. Für Einzelfälle kannst du Kontakt mit dem Sparkles Support aufnehmen.
8. Übersicht: Wer macht was?
| Teilbereich | Sparkles | Du / Agentur |
| Kontakte in AC erstellen/aktualisieren | Ja (automatisch) | Nein |
| Tags basierend auf Bestellverhalten setzen | Ja (automatisch) | Nein |
| Tags für Kampagnen/Aktionen setzen | Nein | Ja |
| Custom Fields mit Bestelldaten füllen | Ja (automatisch) | Nein |
| Custom Fields über Formulare füllen | Nein | Ja |
| Opt-in/Opt-out synchronisieren | Ja (automatisch) | Nein |
| Automatisierungen einrichten | Nein | Ja |
| E-Mail-Kampagnen versenden | Nein | Ja |
| Listen und Segmente verwalten | Nein | Ja |
| Abandoned-Cart-Daten liefern | Ja (automatisch) | Nein |
| Abandoned-Cart-Automatisierungen erstellen | Nein | Ja |
| Formulare und Pop-ups erstellen | Nein | Ja |
| Shop-Konfiguration anpassen | Ja (auf Anfrage) | Anfrage einreichen |
Kontakt
Hast du Fragen zur Synchronisation oder siehst du etwas Unerwartetes in deinem AC-Account? Nimm Kontakt mit dem Sparkles Support auf. Gib dabei Folgendes an:
- Deinen Shopnamen;
- Die E-Mail-Adresse des betreffenden Kontakts;
- Eine Beschreibung dessen, was du erwartest vs. was du siehst.
