Alle berichten van Sparkles Support

Redenen terugstorting

• Medewerkerskorting als je korting geeft aan een van jouw medewerkers.
• Herstel-order is goedkoper dan originele order. Het verschil wordt terug gestort.
• Herbestelling met korting na fout van klant klant.
• Enveloppen indien dit retour is gestuurd in verband met de verkeerde kleur.
• Bestelling geannuleerd én niet betaald met Creditcard of Klarna.
• Anders; je kan een compensatie of cadeautje sturen naar klant.

Bij twijfel overleg met Customer Service.

---

Betalende partij

In het overzicht van Klachten en coulance zie je wie de betalende partij is.

Financieel is het belangrijk om te weten:

• De refunds gaan altijd van jouw eigen omzet af.
• De terugbetalingen op kosten van Sparkles worden verrekend via de maandafrekening. Geef dit daarom aan ons door.
• Het terugstorten van bedragen wordt zichtbaar bij de order details in het CMS. Op een order kan één keer een refund worden gedaan. Mocht er meer nodig zijn, neem contact op.

---

Als shop heb je de mogelijkheid om bij fouten een order nogmaals te plaatsen of om een order van een klant te annuleren en een herstelorder voor hen te doen. Hieronder leggen we het verschil uit tussen een herdruk en een herstelorder

---

Hoe maak je een herbestelling?

1. Kies bij de orderdetails voor ‘Herbestellen (in mandje)’.
2. Bekijk de items in het mandje en bewerk wanneer nodig de kaart of order specificaties (aantal enveloppen, papiersoort, kaartmaat).
3. Ga opnieuw door het bestelproces.
4. Na de bezorgstap, geef aan of je een herdruk of herstelorder (vervangende order) doet. Geef je een reden aan en beschrijf deze.
5. Vink aan “Klacht doorgegeven aan Sparkles”. Vul handmatig nog het klachtenformulier in <link toevoegen>.
6. Kies de betaalmethode.
7. De bestelling kan nu worden geplaatst.

---

Welke categorie moet ik kiezen?

Probeer zo duidelijk mogelijk te verwoorden wat er fout gaat.

Bekijk het stroomschema rondom voor klachten en coulance.

---

In het CMS kan je de bestellingen zien die worden geplaatst door jouw klanten. Hier kun je zien wat er is besteld, inclusief ontwerp, en de status van de bestelling.

Omdat er soms (spel)fouten worden gemaakt bij het ontwerp van een kaart, kun je je klanten helpen door de kaarten te controleren voordat ze worden afgedrukt.

---

Overzicht

Via het ‘CMS > E-Commerce > Bestellingen’ kun je de status van alle bestellingen zien. Je kan de bestellingen ook filtreren op basis van de resultaten die je wilt zien. Via CTRL kom je gelijk in het bestellingenoverzicht.

Als je op het i’tje onder ‘Acties’ klikt, kom je bij de gegevens van de order. Hier kan je het adres controleren, de bestelling inzien en eventueel wijzigen. Als de order ‘betaald‘ is, kan je een akkoord geven om de order door te zetten naar de drukker.

---

Statussen

Lees hier meer over het orderproces.

Nieuw	De bestelling is ingevoerd, maar nog niet betaald
Niet betaald	De klant heeft niet betaald
Betaald	De klant heeft betaald, maar verder is de order nog niet behandeld. De order kan gepauzeerd, aangepast of geannuleerd worden. Door accountmanager is in te stellen wanneer de orders worden doorgezet naar productie.
Akkoord	De klant heeft betaald en de order is door naar productie. De bestelling kan niet meer aangepast worden of geannuleerd
Voltooid	De klant heeft betaald, de order is gedrukt en verstuurd. De factuur wordt gegenereerd.
Geannuleerd	De order is geannuleerd. Afhankelijk van de betaalmethode moet hier nog een refund voor worden gedaan.
Hold	1. Je hebt een order op pauze gezet, waardoor hij niet automatisch doorgaat naar productie. 2. Er is sprake van een error die opgelost moet worden.

---

Orderinformatie

Bij de details van de order zie je het volgende:

• Verzenddatum en Track & Trace (indien order op voltooid staat)
• Oogje om naar design te gaan
• Informatie-icoontje om de prijsopbouw van de order te zien
• Producent van het artikel. In dit geval Sparkles Printing.

---

Ordercontrole (optioneel)

Je kan dit als onbetaalde service aanbieden óf als betaalde service. Zie meer informatie <premiumservices>.

Onbetaalde controle: order eerst order op HOLD

Eenmaal in het controlevenster kun je op de knop ‘Bewerken’ klikken om naar de editor te gaan om het ontwerp aan te passen. Zet altijd de order on hold, dit geeft je tijd om het ontwerp/de inhoud aan te passen. Indien je hebt gekozen voor de premium service betaalde controle staat de order sowieso op HOLD.

Ontwerp controleren

Tekst	of de tekst gecentreerd is, of is dit juist niet het geval en hoort het zo
Datum	of de geboortedatum of andere datum kloppen en staat dezelfde datum aan de binnenzijde
Getallen	of er getallen missen bij het telefoonnummer/adres/gewicht/lengte
Achter-grond	controleer of achtergronden en afbeeldingen voorbij de stippellijn doorlopen, tot aan de buitenste rand (= ‘de afloop’ wordt na het drukken van de kaart af gesneden). Als dit niet het geval is, kan het zijn dat er een witte rand op de kaart te zien is na het drukken
Tekstkader vergroten	indien een tekstkader te klein is worden de letters niet in hun geheel gedrukt
Spelling	taalfouten corrigeren, leestekens controleren. Indien een ‘speciaal teken’ niet in een bepaald lettertype inbegrepen zit, voeg je een apart tekstkader toe, typ je het leesteken erin en kies je een ander lettertype (dat erop lijkt )
Inhoud	staan de gangbare gegevens vermeld of ontbreekt er iets essentieels/logisch). Is er een consequent gebruik van hoofd-/kleine letters?
Uitlijning	maak gebruik van de hulpraster functie in de editor. Deze functie is te vinden naast het ontwerp aan de rechterbovenkant

Overschrijf order

Na het aanpassen van het ontwerp vink je ‘Overschrijf order’ aan en kies je voor ‘Opslaan’. Als je het vinkje ‘Opslaan in collectie klant’ aanvinkt, wordt de gewijzigde versie opgeslagen. Dit kun je doen als klanten de laatste versie in hun collectie willen hebben.

Als je de order overschreven hebt, kom je opnieuw in het orderoverzicht. Nu kun je de order op “Akkoord” zetten. Als je de kaarten niet controleert, gaan alle orders die op ‘betaald’ staan automatisch door op basis van de shopinstellingen.

---

Veel gemaakte fouten

Geboortekaartjes

1. Troste ouders in plaats van trotse ouders 

2. 3.100 gram (de punt hoort hier niet, dus: 3100 gram is juist.)  
   3,100 kg zou wel kunnen, dit wordt veel gebruikt door Belgen. 

Waar let je op? 

• Dat de geboortedatum niet in de toekomst ligt. 

• Dat er namen van ouders vermeld staan. 

• Geen standaard gegevens meer zoals: 3500 gram | 15.00 uur | 50 cm 

Trouwkaarten / save the date

1. Toast of toost? Wanneer de tekst Nederlands is dan schrijf je dit met dubbel O. Toasten met OA is een toastje om op te eten. Check dus wel of de kaart Nederlands (toost) of Engels (toast) is.  

2. RSVP is de juiste schrijfwijze.  

3. Cadeautip schrijf je aan elkaar. 

4. jawoord is zonder hoofdletter en zonder streepje ertussen. 

3. Schrijfwijze van Deo volente kan op meerdere manieren, de volgende zijn juist: D.V. en Deo volente
   Je schrijft dan bijvoorbeeld : Wij gaan trouwen D.V. vrijdag 24 september 2025. Je zet hier dus niet het woord ‘op’ voor, wat wel vaak wordt gedaan. 

Waar let je op? 

• Dat de RSVP datum niet op héle korte termijn is. Worden de kaarten bijvoorbeeld 1 mei geleverd en de RSVP is in dezelfde week, dan is dat niet haalbaar. 

• Zijn de maanden zonder hoofdletter geschreven? 

• Zijn de tijdnotaties hetzelfde? In principe schrijf je de tijd als volgt 12.15 uur. Maar kiest iemand er voor om 12.15 te gebruiken (dit is een digitale notatie), zorg dan dat dit in ieder geval consequent is in de kaart. 

Afraders

Alle tekst in folie.	Dit is niet mooi en niet leesbaar. Het kan voorkomen dat met kleine letters delen folie niet worden gedrukt.  Het uitlichten van elementen met folie geeft juist een mooi effect.
Tekst dikgedrukt in folie.	Controleer of de tekst met folie niet dikgedrukt en klein is. Op die manier komt de folie te dicht bij elkaar in de buurt en vloeit dit in elkaar over. Dat wordt altijd onleesbaar.

---

Tips in de editor

Tip 1: voor het uitlijnen van elementen kan je ook de X- en Y-as gebruiken. Je ziet dan waar het element zich exact bevindt op het product.

Tip 2: In CTRL is er assistentie van AI die de kaart van de klant analyseert. Dit zijn suggestie die je mee kan nemen in je controle. Deze suggesties zijn niet 100% zuiver, dus controleer altijd of het klopt.

Tip 3: check goed of de achtergrond goed staat. Bij het slepen van een element (een tekstvak, afbeelding, element) krijg je 3 lijnen in beeld en kan je dit goed zien.

1. Veiligheidsmarge: dit is de tekst marge. Tekst die buiten dit kader valt wordt afgesneden.
2. De middelste stippellijn is in principe de snijlijn.
3. De buitenste lijn is de afloop lijn. Dit is de marge voor de snijlijn. Het is belangrijk om de achtergrond helemaal te laten doorlopen tot de buitenste rand (of in ieder geval tot halverwege). Anders kunnen er witte randen ontstaan.

In het CMS kan je de klant verder helpen in zijn oriëntatieproces en met zijn bestelling. Krijg je een klant aan de telefoon met vragen? Je kunt heel makkelijk de gegevens van de klant opzoeken.

Gegevens van klant opzoeken

Ga naar ‘Gebruikers’ en zoek op het mailadres of gebruikersnaam van de klant. Als je op het icoontje vooraan klikt, kom je in de klantenkaart.

Klantkaart

De klantkaart bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Informatie: Dit zijn de persoonsgegevens van je klant. Ook kan je hier een account van een designer koppelen aan de juiste code, zodat er fee van de kaartjes naar deze designer gaat.
2. Orders van de klant: Je kunt de orders van de klant zien en de status ervan bekijken. Soms vragen klanten hiernaar.
3. Wachtwoord vernieuwen: Is de klant zijn wachtwoord kwijt, dan kan je hier een nieuw wachtwoord aanmaken.
4. Klant mailen: Je hebt de gelegenheid om de klant vanuit het CMS te mailen met specifieke informatie.
5. Betaalverzoek indienen: Je kunt betalingsverzoeken naar je klant sturen om kaartontwerpkosten voor kaartjes op maat in rekening te brengen. Wil je meer weten over het indienen van betaalverzoeken? Ga naar: Betaalverzoek.

---

Extra functionaliteiten

In de klantenkaart, zie je rechtsboven de volgende knoppen:

1. Winkelmandje leeggooien: Soms loopt het bestelproces van een klant vast. In dit geval is het handig om de producten uit het winkelmandje van de klant te halen. Dit doe je eenvoudig via deze knop.
2. Log in als klant met winkelmand: Met deze knop kun je de winkelwagen van een klant bekijken. Zo kun je de klant helpen met zijn bestelling voordat deze wordt geplaatst.

• Log in als klant: Via deze knop kun je inloggen op het account van de klant. Je ziet onder andere hun eigen collectie, eerdere bestellingen en adresboek.
• Exporteren: Met deze knop kun je een Excel-bestand downloaden met alle adressen die werden gebruikt bij het verzenden van een wenskaart of bij een direct verzending.

Ingelogd als klant

Wanneer je bent ingelogd als klant (met of zonder winkelwagen), kom je op onderstaande pagina. Je ziet onder andere hun eigen collectie, eerdere bestellingen en adresboek.

Je kunt vanuit het gebruikersoverzicht direct inloggen op het account van de klant door op onderstaand icoon te klikken.

---