Dieses Protokoll gilt nur für die teilnehmenden Trauershops. Bei der Organisation einer Bestattung spielen Emotionen und Zeit eine große Rolle. Dieses Protokoll wurde als Hilfsmittel entwickelt, um zu wissen, was in verschiedenen Szenarien zu tun ist.
Sollte wider Erwarten eine Situation eintreten, durch die die Lieferung nicht wie geplant verläuft, gibt dir dieses Protokoll Hilfestellungen an die Hand.
Versandoptionen
| Abholung bei Sparkles Printing (empfohlen) Griekenweg 7, 5342 PX, Oss | Vor 11:00 Uhr, um 14:00 Uhr fertig Vor 13:00 Uhr, um 16:00 Uhr fertig Vor 18:00 Uhr, Abholung am nächsten Morgen ab 9:00 Uhr |
| Direkter Trauerversand (empfohlen) | Mit spezieller Trauer-Briefkastenpost (empfohlen) Lies mehr über den Versandservice |
| Zeitfensterzustellung (Mo., Di., Mi., Do.) | Zustellung am nächsten Tag vor 16:00 Uhr |
| Paket | Paketversand über den regulären Paketstrom |
Eilt es? Wähle für Trauerkarten keine besondere Veredelung.
Lieferzeiten bei abweichendem Material (Holz) oder Veredelung (Folie, Stanzen, Hochglanz) sind länger.
Verzögerungskontrolle
Es wird automatisch eine Übersicht erstellt und an die entsprechenden Shops gesendet.
Jeden Morgen prüft der Kundenservice des Shops die Bestellungen:
- Ist die Bestellung bei Zeitfensterzustellung und Abholung verzögert?
- Sind alle Track-&-Trace-Codes aktiv?
- Muss gehandelt werden?
| Ist die Bestellung 1 Tag verzögert bei Zeitfensterzustellung oder Abholung? Ein Nachdruck wird per Kurier versandt oder zur Abholung bereitgelegt. |
Als Priorität markieren
Es gibt eine spezielle Schaltfläche für Trauerfälle, um Pakete mit Dringlichkeit (also Zeitfensterzustellung) für Sparkles Printing sichtbar zu machen, damit diese bevorzugt bearbeitet werden.
Die Schaltfläche nutzt du für:
- Eilpaketsendungen im Trauerfall (also Paket mit Zeitfensterzustellung vor 12:00 Uhr), Eilpaket am Freitag oder Sonntag
- Drucksachen ohne Folie, Hochglanz, Stanzen
Sieh dir hier die vollständige Anleitung an.
Verantwortlichkeiten pro Rolle
- Kundenservice Shop
- Prüft Verzögerungen und eskaliert bei Bedarf.
- Traffic / traffic@sparkles.io – Tel.: 06 13 10 22 70
- Organisiert Kurierdienste bei Eillieferungen.
- Nimmt Bestellungen aus dem Prozess, falls es Verzögerungen in der Produktion gibt.
- Behält den Überblick über den Fortschritt und kommuniziert Lösungen zurück an den Shop.
- Sparkles Printing
- Sorgt für die termingerechte Produktion der Bestellungen.
- Meldet mögliche Verzögerungen rechtzeitig an die Shops.
- Versanddienstleister
- Sorgen für eine schnelle und zuverlässige Lieferung.
Bei größeren Störungen oder dringenden Fällen wird die Situation sofort an den entsprechenden Manager eskaliert. Die gesamte Kommunikation mit den Familien erfolgt professionell und empathisch, unter Berücksichtigung des emotionalen Charakters von Trauersendungen.
Ausnahmen und Störungen
Wenn das KNMI irgendwo in den Niederlanden Code Orange oder Code Rot ausgibt oder in Situationen, in denen sich das Wetter tatsächlich extrem entwickelt, können wir nicht garantieren, dass Sendungen mit der Lieferoption „vor 12:00 Uhr“ tatsächlich (rechtzeitig) zugestellt werden.
Bei Ausgabe eines solchen Codes muss dies den Kunden klar kommuniziert werden, unter anderem im Shop (zum Beispiel über einen Benachrichtigungsbanner). Kunden sollten in diesem Fall „direkten Versand“ oder „Abholung“ in der Druckerei in Oss wählen.
Wenn ein Kunde trotz dieser Warnung dennoch die Lieferung „vor 12:00 Uhr“ wählt und diese Lieferung nicht rechtzeitig erfolgt, können wir einen Kurier nur auf Kosten des jeweiligen Shops einsetzen.
