Laatste update: 28-02-2023
In deze uitleg: Gebruikers | Controleren van bestellingen | Herdruk en herstel-order | Refunds | Refunds | Werken met folie en hoogglans (SPOT UV) | Veelvoorkomende vragen van klanten
Gefeliciteerd, je shop is live! Binnenkort komen de eerste bestellingen binnen. Doe je zelf aan de klantenservice? Dan komt deze handleiding goed van pas. Maar ook als je de klantenservice door ons laat doen, is het belangrijk dat je bekend bent met deze informatie.
In het CMS kan je de klant verder helpen in zijn oriëntatieproces en met zijn bestelling. Krijg je een klant aan de telefoon met vragen? Je kunt heel makkelijk de gegevens van de klant opzoeken.
Ga naar ‘Gebruikers’ en zoek op het mailadres of gebruikersnaam van de klant. Als je op het icoontje vooraan klikt, kom je in de klantenkaart.
Gegevens gebruikers zien in het CMS
De klantenkaart bestaat uit:
* Informatie: Dit zijn de persoonsgegevens van je klant. Ook kan je hier een account van een designer koppelen aan de juiste code, zodat er fee van de kaartjes naar deze designer gaat.
Voorbeeld gebruiker gegevens
* Orders van de klant: Je kunt de orders van de klant zien en de status ervan bekijken. Soms vragen klanten hiernaar.
Orders van de klant bekijken in het CMS
* Wachtwoord vernieuwen: Is de klant zijn wachtwoord kwijt, dan kan je hier een nieuw wachtwoord aanmaken.
* Klant mailen: Je hebt de gelegenheid om de klant vanuit het CMS te mailen met specifieke informatie.
* Betaalverzoek indienen: Je kunt betalingsverzoeken naar je klant sturen om kaartontwerpkosten voor kaartjes op maat in rekening te brengen. Wil je meer weten over het indienen van betaalverzoeken? Ga naar: Betaalverzoek.
Wachtwoord van klant vernieuwen en klant mailen vanuit het CMS
In de klantenkaart, zie je rechtsboven de volgende knoppen:
Klantenkaart extra functies
Alle wijzigingen die je aanbrengt wanneer je als een klant bent ingelogd (met of zonder winkelmandje) zijn ook voor de klant zichtbaar en zijn blijvend.
Wanneer je bent ingelogd als klant (met of zonder winkelwagen), kom je op onderstaande pagina. Je ziet onder andere hun eigen collectie, eerdere bestellingen en adresboek.
Inloggen als klant
Je kunt vanuit het gebruikersoverzicht direct inloggen op het account van de klant door op onderstaand icoon te klikken.
Inloggen als klant vanuit het gebruikersoverzicht
Omdat er soms (spel)fouten worden gemaakt bij het ontwerp van een kaart, kun je je klanten helpen door de kaarten te controleren voordat ze worden afgedrukt.
Via het CMS > E-Commerce > Bestellingen kun je de status van alle bestellingen zien. Je kan de bestellingen ook filtreren op basis van de resultaten die je wilt zien.
Overzicht van bestellingen in het CMS
New |
de bestelling is ingevoerd maar wordt niet gedrukt |
Notpaid |
de klant heeft niet betaald |
Paid |
de klant heeft betaald, maar verder is de order nog niet behandeld. De order kan gepauzeerd, aangepast of geannuleerd worden |
Queued |
de klant heeft betaald en de order is door naar de drukker. De bestelling kan niet meer aangepast worden of geannuleerd |
Completed |
de klant heeft betaald, de order is gedrukt en verstuurd |
Cancelled |
je hebt de order geannuleerd |
Hold |
je hebt een order even op pauze gezet, waardoor hij niet automatisch doorgaat naar de drukker. Je bent met deze klant nog in gesprek, of er is een andere reden toe |
Als je op het i’tje onder ‘Acties’ klikt, kom je bij de gegevens van de order. Hier kan je het adres controleren, de bestelling inzien en eventueel wijzigen. Als de order ‘paid’’ is, kan je een akkoord geven om de order door te zetten naar de drukker.
Bestelling details bekijken in het CMS
Tijdens de controle, controleer je het formaat en de papiersoort van de kaart en of het ontwerp netjes is uitgelijnd.
Kies het 'oogje' onder ‘Acties’ om het controlevenster te openen. Kies voor het 'informatie-icoontje' om te zien of er enveloppen bij de kaart zijn besteld en de prijsopbouw van de order te zien
Ordergegevens bekijken in het CMS
Eenmaal in het controlevenster kun je op de knop 'Bewerken' klikken om naar de editor te gaan om het ontwerp aan te passen. Zet hiervoor altijd de order on hold, dit geeft je tijd om het ontwerp/de inhoud aan te passen.
Ontwerp controleren in het CMS
Tekst |
of de tekst gecentreerd is, of is dit juist niet het geval en hoort het zo |
Datum |
of de geboortedatum of andere datum kloppen en staat dezelfde datum aan de binnenzijde |
Getallen |
of er getallen missen bij het telefoonnummer/adres/gewicht/lengte |
Achtergrond |
controleer of achtergronden en afbeeldingen voorbij de stippellijn doorlopen, tot aan de buitenste rand (= ‘de afloop’ wordt na het drukken van de kaart af gesneden). Als dit niet het geval is, kan het zijn dat er een witte rand op de kaart te zien is na het drukken |
Tekstkader vergroten |
indien een tekstkader te klein is worden de letters niet in hun geheel gedrukt |
Spelling |
taalfouten corrigeren, leestekens controleren. Indien een ‘speciaal teken’ niet in een bepaald lettertype inbegrepen zit, voeg je een apart tekstkader toe, typ je het leesteken erin en kies je een ander lettertype (dat erop lijkt ) |
Inhoud |
staan de gangbare gegevens vermeld of ontbreekt er iets essentieels/logisch). Is er een consewuent gebruik van hoofd-/kleine letters? |
Uitlijning |
maak gebruik van de hulpraster functie in de editor. Deze functie is te vinden naast het ontwerp aan de rechterbovenkant |
De hulpraster functie in de editor
Na het aanpassen van het ontwerp vink je ‘Overschrijf order’ aan en kies je voor ‘Opslaan’. Als je het vinkje ‘Opslaan in collectie klant’ aanvinkt, wordt de gewijzigde versie opgeslagen. Dit kun je doen als klanten de laatste versie in hun collectie willen hebben.
De hulpraster functie in de editor
Voer nooit grote aanpassingen door zonder dit te overleggen met de klant!
Als je de order overschreven hebt, kom je opnieuw in het orderoverzicht. Nu kun je de order doorzetten. Als je de kaarten niet controleert, gaan alle orders die op ‘paid’ staan automatisch door op de gezette druktijden.
Als admin heb je de mogelijkheid om bij fouten een order nogmaals te plaatsen of om een order van een klant te annuleren en een herstelorder voor hen te doen. Hieronder leggen we het verschil uit tussen een herdruk en een herstelorder
Je kiest altijd voor een herdruk als een order gedrukt is en de klant NA het ontvangen een klacht heeft. Bijvoorbeeld wanneer er vlekken op de kaart zaten, de kaart niet aangekomen is, te weinig enveloppen geleverd zijn etc.
Herstelorders zijn altijd orders die voor het drukken geannuleerd worden. Bijvoorbeeld als een klant belt/mailt dat de kaart op een verkeerde papiersoort is besteld, of de kaart in een verkeerde categorie staat. Of bijvoorbeeld als je ziet dat een kaart met folie op een papiersoort wordt gedrukt die normaal gesproken geen foliedruk ondersteunt.
Een herdruk of herstelorder maken.
Je bent als shophouder vrij om de klant een kleine compensatie of cadeautje te sturen. Dit is altijd voor je eigen rekening.
Wij doen een herdruk als er iets vergeten is of als een druk niet goed is. Is het een opmaakfout van jouw kant, dan is deze voor jouw kosten. Is het een fout van de drukkerij dan nemen wij de kosten voor onze rekening. Bij twijfel overleg even met ons!
Het kan voorkomen dat klanten hun bestelling willen annuleren of dat je om een andere reden geld terug wilt storten. De refunds gaan altijd van jouw eigen omzet af. Als er een refund naar een klant wordt gedaan en dit gaat bijvoorbeeld om enveloppen die retour zijn gestuurd, dan kun je dit uiteraard wel doorsturen en zorgen wij dat deze refund op onze kosten in de maandafrekening wordt verwerkt.
Het terugstorten van bedragen wordt gedaan bij de order details in het CMS. Je vindt onder de Order acties de knop ‘bedrag terugstorten’.
Refund maken
Bij het doen van de refund kies je eerst een reden. Dit zal meestal 'Bestelling geannuleerd' zijn. En daarna vul je de aanvullende reden in.
De andere opties heb je niet nodig.
Je kunt nu ook terugbetalingen doen voor bestellingen die met Klarna zijn gedaan. Wanneer een met Klarna gemaakte bestelling wordt geannuleerd en er wordt geen nieuwe bestelling geplaatst, laat ons dan weten dat er een terugbetaling heeft plaatsgevonden. Je kunt ons een e-mail sturen naar: support@sparkles.io
Op een order kan 1 keer een refund worden gedaan via het CMS. Als een klant eerst een deel teruggestort krijgt en daarna alsnog het volledige orderbedrag, kan dit via ons.
Soms komen er klachten dat folie-elementen niet zijn meegedrukt op een kaart:
Wil je meer weten over het werken met folie en hoogglans. Zie onze collecties pagina.
Alles over verkoopcijfers, categorieën en SEO. Je shop begrijpen is je shop laten groeien.
Hoe maak ik een gebruiksvriendelijk ontwerp van een kaart? Alles ins & out over de editor.
Alles stap voor stap uitgelegd om je shop gereed te maken voor Google zoekresultaten.
