Rouwprotocol

Laatste update: 28-10-2022

In deze uitleg: Algemene zaken | Verzending koerier | Ophalen bij drukker | Uitvaart is binnen 1 dag

 

Het life event rouw is een impactvol event. Waar tijd en emotie een grote rol spelen.
Dit protocol is ontwikkeld als hulpmiddel, om te weten wat te doen in verschillende scenario’s.

Er wordt altijd gewerkt aan levering die zo spoedig mogelijk bij de klant arriveert.
Er kunnen zich situaties voordoen waardoor dit niet altijd mogelijk is.

Het doel van dit protocol is om jou handvatten aan te reiken om jouw klanten zo goed mogelijk te ondersteunen,
mocht er zich onverhoopt een situatie voordoen waardoor de levering niet gaat zoals gepland.

In dit protocol beschrijven we een aantal mogelijke scenario’s en hoe we daar mee om gaan.
Hoe lossen we mogelijke problemen met elkaar op en wie doet wat in de specifieke ontstane situatie.

Je kunt altijd even contact met ons opnemen als je er niet uit komt of als je extra ondersteuning
of advies nodig hebt om je klant zo goed als mogelijk van dienst te zijn.

1. Algemene zaken

Een order lokaal laten drukken

Als je de keuze maakt om de bestelling bij een lokale drukkerij af te drukken, annuleer je de bestelling voordat de order in productie gaat en na de betaling van de klant.
De kosten van de externe drukkerij zijn dan voor jou als shophouder.

Je stuurt dan een bericht naar Support (support@sparkles.io) zodat:

  • Jij als shophouder het betaalde bedrag door de klant ontvangt.
  • Er een fee in rekening wordt gebracht van € 17.50 excl. BTW i.v.m. het gebruik van de editor en het downloaden van de PDF.

Kaartjes met kaders

Deze worden op eigen risico op de site geplaatst. Er volgt geen herdruk op het moment dat deze niet goed zijn gegaan. De kosten voor een herdruk bij een lokale drukkerij, of een andere oplossing, zijn voor eigen rekening. Als de klant zelf een kader op de kaart zet, is het raadzaam om contact met de klant op te nemen over het risico van kaders vóór de kaarten in productie gaan. De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij jou of bij ons als wij jouw klantenservice overnemen.

Garantie op leveringen

Garantie op de levertijd van leveringen kan niet worden gegeven, het risico ligt bij de besteller. Mocht je er zeker van willen zijn dat de kaarten op tijd zijn, maak dan gebruik van het afhalen in Oss of het inzetten van een koerier. Het is wenselijk dit duidelijk naar klanten te communiceren via de website.

Scenario 1 - De klant heeft een fout gemaakt.

Een voorbeeld is dat de klant per ongeluk een familielid vergeten is op de kaart te plaatsen, of er is een verkeerde datum op de kaart gekomen. Maar, de kaart is al wel akkoord gegeven en doorgezet voor productie.

Wat kan jij als shophouder doen om dit op te lossen?

opmerking

1. Herdruk

  • Je kunt een herdruk plaatsen voor de klant of de klant kan zelf een nieuwe bestelling doen.

2. Kortingscode

  • Tegemoetkoming indien jouw klant een eigen bestelling plaatst d.m.v. een kortingscode of spoedverzending kun je met de klant afstemmen

3. Druk PDF

  • PDF toesturen als dit gewenst is door klant kan altijd.

4. Extra tegemoedkoming

  • Andere extra tegemoetkomingen kunnen op eigen kosten.
opmerking

Algemeen

Wil je een order annuleren als deze al in productie is gegaan? Overleg hierover met Traffic. De order kan niet uit productie worden gehaald en het maximale dat kan, is dat de order niet ter post gaat (helaas kunnen we hier geen garanties over afgeven, zeker niet in de avond).

De kosten van de kaarten zullen wel aan jou worden doorbelast.

Scenario 2 - Er is een controlefout ontstaan.

Er is bij de controle van een kaart een fout over het hoofd gezien.

Wat kan jij als shophouder doen om dit op te lossen?

opmerking

1. Nieuwe bestelling

  • Je kunt als shophouder een nieuwe bestelling plaatsen met de volgende verzendopties:
    • levering voor 12:00 uur de volgende dag
    • directe verzending rouwpost ophalen in Oss
    • koerier
  • De kosten hiervan zijn voor de shophouder.

2. Druk PDF

  • PDF toesturen als dit gewenst is door klant kan altijd.

3. Extra tegemoedkoming

  • Andere extra tegemoetkomingen kunnen op eigen kosten.
opmerking

Algemeen

Wil je een order annuleren als deze al in productie is gegaan? Overleg hierover met Traffic. De order kan niet uit productie worden gehaald en het maximale dat kan, is dat de order niet ter post gaat (helaas kunnen we hier geen garanties over afgeven, zeker niet in de avond).

De kosten van de kaarten zullen wel aan jou worden doorbelast.

Scenario 3 - Er is een productiefout ontstaan / Er is vertraging bij de productie.

De rouwkaart is binnen, maar de klant komt er bij het uitpakken achter dat er bij de productie iets mis gegaan is. De kaart voldoet niet aan de kwaliteitseisen die we stellen. Of, er is bij de productie vertraging opgelopen en de order zal niet aankomen op de aangegeven leverdatum.

Wat kan je als shophouder doen om dit zo snel mogelijk voor jouw klant op te lossen?
Meld allereerst de wens voor een herdruk en de klacht (incl. foto) bij traffic@sparkles.io.
Je kan als onderwerp gebruiken: Herdruk Rouw SPOED

 

Wat kan jij als shophouder doen om dit op te lossen?

opmerking

1. Herdruk

  • Er kan een herdruk gemaakt worden met de volgende verzendopties:
    • levering voor 12:00 uur de volgende dag
    • directe verzending rouwpost
    • ophalen in Oss
    • koerier

2. Druk PDF

  • Je kunt een PDF toesturen als dit gewenst is door klant.

3. Bos Bloemen

  • Is meer dan de helft van de order door een productiefout onbruikbaar?
    Na akkoord van Sparkles mag je een bos bloemen t.w.v bloemen verzenden € 25,- (incl. bezorging). De factuur mag naar support@sparkles.io.
opmerking

Algemeen

De oplossing zal met jou in overleg worden ingezet en de herdruk wordt gedaan op kosten van Sparkles. Voor de manier van verzending wordt gekeken naar de dag van de uitvaart.

Scenario 4 - Order is vertraagd of zoekgeraakt.

Een geplaatste bestelling is zoekgeraakt bij de transporteur in het traject van de verzending en zal niet op de verwachte bezorgdatum geleverd worden.

Hoe kun je dit zo snel mogelijk op een goede manier voor de klant oplossen?

opmerking

1. Herdruk

  • Er kan een herdruk gemaakt worden met de volgende verzendopties:
    • levering voor 12:00 uur de volgende dag
    • directe verzending rouwpost
    • ophalen in Oss
    • koerier

2. Druk PDF

  • Je kunt een PDF toesturen als dit gewenst is door klant.

3. Order vertraagd

  • Is de order vertraagd? Dan is de herdruk op jouw eigen kosten.
  • Is de order vermist, beschadigd of niet op bestemming aankomen? Dan dekt Sparkles de kosten. Mail hiervoor het ordernummer van de herdruk naar support@sparkles.io
opmerking

Algemeen

Garantie op leveringen kunnen wij nooit geven. Dit risico is voor de besteller. Als je zeker wilt zijn van het op tijd hebben van de kaarten, maak dan eventueel gebruik van de mogelijkheid van het afhalen in Oss of het inzetten van een koerier.
De tip om dit ook op jouw shop goed en duidelijk met de klant te communiceren.

2. Mogelijkheid verzending door koerier

De verzending met een koerier is alleen mogelijk voor POD kaarten

Er is geen koerier mogelijk voor bestellingen van premium producten (soft touch, folie, hout, stans). De mogelijkheid om een order met koerier te verzenden, wordt bij deze producten in het bestelproces dan ook niet aangeboden. Het is aan te raden dit vooraf even goed te checken voordat de order definitief wordt doorzet, zodat er geen verwachtingen bij de klant gecreëerd worden die niet nagekomen kunnen worden.

Wanneer kunnen klanten de orders verwachten?

Orders besteld voor 11:00, worden dezelfde dag tussen 15:00 uur tot 17:00 uur met koerier verzonden.
Sparkles geeft een indicatietijd voor aflevering door. Dit geldt van maandag t/m vrijdag.

Prijs voor de klant: € 99,- (incl. BTW)

Belangrijk: in het weekend kunnen er geen orders met een koerier verzonden worden.

3. Mogelijkheid ophalen in Oss

Pick-up van orders kan alleen voor POD kaarten

Een pick-up van premium producten (soft touch, folie, hout, stans) is niet mogelijk. In het bestelproces wordt de mogelijkheid om een order op te halen bij de drukkerij bij deze producten niet aangeboden.
Het is aan te raden dit vooraf even goed te checken voordat de order definitief wordt doorzet, zodat er geen verwachtingen bij de klant gecreëerd worden die niet nagekomen kunnen worden.

Wanneer kan de order opgehaald worden?

Maandag t/m vrijdag: besteld voor 11:00 uur is ophalen tussen 14:00 uur en 17:00 uur met ordernummer bij de receptie van de drukkerij. Griekenweg 7 in Oss.
Op werkdagen na 11:00 uur, maar voor 18.00 uur besteld, is de volgende werkdag ophalen tussen 09:00 uur en 17:00 uur, met ordernummer bij de receptie. Griekenweg 7 in Oss.

In het weekend niet mogelijk

Zaterdag en zondag kunnen er geen orders opgehaald worden in de drukkerij. De receptie van de drukkerij is in het weekend gesloten. Dit betekent: vrijdag na 11:00 uur bestellen, is maandag ophalen.

Belangrijk: zonder ordernummer kan de bestelling niet opgehaald worden.

4. Worst case scenario… wat als ook de herdruk niet op tijd bij de klant aankomt?

Is de uitvaart binnen 1 dag?

Verstandig is om te overleggen met Traffic / Sparkles. Wij kunnen dan in overleg met jou een actieplan bepalen.

  1. PDF (altijd een optie)
    Snelste manier om kaarten toch bij genodigden te krijgen via app of mail.
  2. Directe verzending
    Dit scheelt een dag, omdat pakket niet eerst naar nabestaanden gaat.
    Altijd versturen met rouw verzendenvelop. Dit kan niet voor kaarten naar België of andere landen.
  3. Drukken bij lokale drukkerij
  4. Koerier
    Dit is de duurste oplossing en alleen in nood of op verzoek van de klant.
    Belangrijk is om een goede overweging te maken, en met een totaaloplossing bij de klant terug te komen.
    Gemaakte kosten zonder vooraf overleg met een akkoord van Traffic / Sparkles worden niet vergoed.