Orderflow

Dagelijks worden kaarten bij Sparkles Printing gemaakt en vertrekken tal van pakketten met de vervoerder richting jullie klanten.

Wij proberen samen met onze collega's van Sparkles Printing het productieproces zo strak mogelijk in te regelen, om de gewenste performance te kunnen behalen. 

Waar we voorheen te maken hadden met een 'standaard' POD kaart, is het nu mogelijk dat een kaart tal van verrijkingen heeft en worden dus steeds meer machines ingezet. Heel gaaf natuurlijk, want op deze manier krijgt de klant meer mogelijkheden om tot het gewenste product te komen.

Om het steeds grotere volume in combinatie met de korte doorlooptijden te kunnen beheersen, is het van groot belang dat de bestanden conform afspraak zijn opgemaakt. Wijkt dit namelijk af, dan stopt het proces, omdat er niet handmatig ingegrepen kan worden.

De afgelopen periode hebben wij veel tijd geïnvesteerd om heldere instructies in handleidingen te zetten en hier de shophouders in mee te nemen.

Helaas komt het dagelijks een aantal maal voor dat bestanden van orders niet correct zijn opgemaakt, maar dat deze orders wel naar de productie gaan. Dit zijn orders die mogelijk over 4 machines gaan en waarbij pas bij de laatste machine wordt opgemerkt, dat het bestand niet correct is.

Als voorbeeld een kaartje met:

• printen
• voorzien van laminaat
• voorzien van folie
• contoursnijden

Het bestand heeft dan bijvoorbeeld een foutief papier of de contour instructies zijn niet volgens afspraak.

De order kan niet verder worden verwerkt en deze wordt intern geannuleerd en een melding gaat via CS/Support naar de shophouder.

Dit heeft een aantal gevolgen, namelijk:

• Onnodige kosten die op dat moment gemaakt zijn voor de betreffende order
• Vertraging van deze order
• Meerdere mensen zijn met deze melding bezig (productie / CS / CH of support / shophouder)
• Demotiverend voor de medewerkers in de productie (je kan een stapel kaarten zo in de papierbak gooien)
• Dit staat haaks op de groeiende focus op duurzaamheid
• Doordat de order tweemaal wordt geproduceerd, heeft dit mogelijk een negatief effect op de reguliere orderstroom. Een order gaat namelijk onnodig over de machine

 

Wat voor soort fouten:

In sommige gevallen gaat dit om iets relatief kleins, zoals buiten het tekengebied geschoven folie. Deze folie wordt wel in de bestelling meegeven, maar zit bij Sparkles Printing niet meer in de PDF. Dit soort orders worden niet geproduceerd, maar zorgen wel voor vertraging in het prepress-proces.

Maar vaker ligt de order reeds in productie. Denk hierbij aan een ongeschikt papiersoort in combinatie met de gekozen afwerking.

Wanneer niet het juiste materiaal aan de juiste categorie gekoppeld wordt, kan het voorkomen dat een order het hele productieproces doorloopt; van print tot toevoeging van folie. Er wordt dan pas bij de Zund machine opgemerkt dat dit papier niet geschikt is om contour te snijden. In dit geval belandt de complete oplage in de prullenbak.

 

Ons doel:

Een gestroomlijnd proces waar we allemaal baat bij hebben.

 

Onderbouwing:

We houden een Excel-sheet bij met gedetailleerde informatie.

• Shop
• Melder
• Behandelaar Sparkles
• Ordernummer
• Issue
• Schade bedrag
• Gefactureerd ja/nee

De betreffende shop wordt ook een uitleg gegeven van hetgeen dat opvalt en hierbij natuurlijk ook mogelijke suggesties gegeven voor verbetering.

 

Ingangsdatum:

De nieuwe werkwijze gaat in op 19 februari 2024, waardoor shops nog tijd hebben om ontwerpen te controleren en aanpassingen te doen.

 

Over welke fouten hebben we het concreet?

De meeste voorkomende fouten die wij nu tegenkomen zijn:

1. 1. Ongeschikt materiaal
2. 2. Eigen categorie kraft
3. 3. Verkeerd kaarttype
4. 4. Onverwerkbare stansvorm
5. 5. Verborgen folie
6. 6. Verkeerde folie
7. 7. Foute svg’s
8. 8. Missende / foute contourlijnen
9. 9. Niet te drukken design
10. 10. Onjuiste verzenddatum

Juiste manier:

1. 1. Kaarten moeten altijd in een bepaalde categorie staan. In deze categorie moeten de juiste, geschikte materialen aangevinkt worden. Wanneer dit niet het geval is zal het systeem of kiezen voor natuurkarton of alle materialen laten zien.
2. 2. Kraftkaarten dienen ook altijd in een eigen categorie te staan en bij de designcategorieën in de admin moet de PDF rendering vector zijn.  Dit heeft te maken met hoe de drukPDF gegenereerd wordt. Wanneer dit niet gedaan wordt zal de kaart niet netjes gedrukt (witte randen om de tekst) worden. De eigen labels kunnen dit zelf en voor de White Labels kan Shopsupport dit aanpassen in de admin.
3. 3. Wanneer je als uitgangspunt een dubbele kaart neemt en je past dit aan naar bijvoorbeeld een enkele “aparte” vorm kaart, zal het systeem altijd nog onthouden, dat er meerdere pagina’s zijn. In het productieproces bestaat de PDF nog steeds uit meerdere pagina’s. Dit is andersom ook het geval. Tevens is het van belang dat het uitgangspunt voor een “aparte vorm” kaart geen rondhoeken heeft, deze zal anders nog steeds meegegeven worden in de productie.
4. 4. Een onverwerkbare stansvorm kan meerdere oorzaken/problemen hebben. Wanneer een vorm uit te veel ankerpunten bestaat, zal het systeem al deze puntjes moeten berekenen. Dit vertraagt het maken van de printruns, maar ook duurt de productie op de Zund (stans/snijmachine) een stuk langer. De Zund bekijkt al deze punten.

Een ander probleem dat vaak voorkomt bij stansvormen is dat het geen samengestelde vorm is. Een bloem bestaat dan bijvoorbeeld uit een rondje en daaromheen staan de ovale blaadjes. Wanneer je dit niet samenvoegt tot 1 geheel, zal deze kaart uit puzzelstukjes bestaan.

Als je een stansvorm in Illustrator maakt, zal het pad ook altijd gesloten moeten zijn. Wanneer dit niet het geval is, zal deze vorm niet helemaal uitgesneden worden.

Misschien wel logisch, maar toch wel het vermelden waard. Zorg dat de vormen groot genoeg zijn en niet te lastig van vorm.

Last but not least, soms mist de hele vorm. Dit komt vooral voor bij producten waar de designer zelf de juiste lijn/vorm aan moet toevoegen.

5. 5. Je bent aan het designen en twijfelt of het met of zonder folie mooier is. Je schuift wat heen en weer en kiest toch voor de versie zonder folie. Het komt dan weleens voor dat de folie toch nog ergens staat, bijvoorbeeld buiten het tekengebied. Wanneer het tekstkader dan nog wel op de kaart zit, blijft de editor deze folie zien. De bestelling gaat dan ook in productie met folie, maar dit ziet men niet op de kaart. Deze folie-laag wordt ook niet meegegeven in de drukPDF. Deze order zal dan een error geven, want de order zegt folie, maar de PDF niet. Let er daarom op dat je dit verwijdert.
6. 6. Over het algemeen gaat dit goed, maar er zwerven toch nog wat verkeerde bestanden rond: zoals png’s opgeslagen als svg. Een svg die je met folie wil drukken, moet bestaan uit vector-vormen. Dit is niet het geval bij png’s. Deze bestanden zullen dan ook een foutmelding geven.
7. 7. Dit is al ter sprake gekomen in de onlinetraining, maar het blijft nog weleens terugkomen: elementen buiten het tekengebied in Illustrator. In sommige gevallen wordt dit meegedrukt op de kaart, terwijl dit niet in de editor zichtbaar is. Werk daarom netjes en schoon, verwijder bij het opslaan van de svg alle elementen buiten het gebied. Gebruik tevens geen masker in de svg, spaar dit uit. Dit voorkomt problemen tijdens de productie.
8. 8. Omdat we designers steeds meer vrijheid en creativiteit willen geven is het bij sommige producten mogelijk/nodig om zelf contourlijnen mee te geven. Helaas komen we in de productie vaak tegen, dat dit toch niet het geval is. Of de contourlijn staat er helemaal niet of staat bijvoorbeeld op niet-printen. Hoe je een contourlijn maakt, is uitgelegd tijdens de online-training. Zorg er ook voor dat je de juiste lijn meegeeft, zoals stansen of kiss-cut (bijvoorbeeld bij een sluitzegel).
9. 9. Maak geen kaarten met hele grote vlakken folie of kaarten met aflopende folie (dit kan wel in het geval van kleine ‘verfspetters' bijvoorbeeld).
10. 10. De verzenddatum bij kaarten wordt automatisch correct ingesteld. Deze datum kan niet aangepast worden naar een eerdere datum. De vastgestelde verzenddatum is gebaseerd op de benodigde productietijd.

Conclusie:

Samengevat willen we met deze voorgestelde oplossingen ervoor zorgen dat er minder ontwerpfouten zijn, de kosten onder controle blijven, het productieproces geoptimaliseerd wordt en natuurlijk minder waste. Tegelijkertijd draagt de nauwkeurige administratie en monitoring bij aan contante verbetering in het productieproces.